Como organizar um acampamento de verão? [eBook grátis]

Postar por Beñat, 31 de October de 2019

Quando o ano letivo termina, as crianças terminam as aulas e o verão chega. É hora de se desconectar, sem mais estudos, sem mais esportes. Bem. De modo algum.

É agora que os pais consideram o que podem fazer por mais de 2 meses com seus filhos. Férias, avós, um poco de estudo... existem alternativas. E não se surpreenda com o fato de que os acampamentos são uma das principais alternativas. Só na Espanha, 44.720 acampamentos foram contados no verão passado.

Há milhares de acampamentos, há milhares de crianças querendo se inscrever nos acampamentos, há milhares de pais dispostos a pagar pelos acampamentos. Então, vamos ao ponto.

Em quais acampamentos os pais vão querer mandar seus filhos? No seu, é claro. Reunimos este post e um eBook intitulado "Como organizar um acampamento de verão?" para explicar como você pode organizar o melhor acampamentos esportivo que já existiu e existirá. Você quer saber como? Leia...

eBook "Como organizar um acampamento de verão?"

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É normal que os pais não deixem seus filhos em lugar nenhum. Como organizador de atividades de verão (suponha que você tenha um clube esportivo), você deve aproveitar os recursos e facilidades disponíveis. Você tem que oferecer atividades que vão além das usuais.

Acampamentos são uma atividade que nunca sai de moda. Um acampamentos geralmente é a grande salvação para aqueles pais que ou não têm tempo para estar com as crianças por causa do trabalho, ou precisam de alguns dias de desconexão.

O acampamento de verão é uma grande oportunidade para crescer seu clube. Oferece uma infinidade de atividades para as crianças desfrutarem do esporte ao ar livre, desenvolverem suas habilidades e socializarem com mais crianças. E, transversalmente, você trará grande valor para o clube, o que pode ter um impacto no aumento de membros, maior impacto e notoriedade.

Do ponto de vista da gestão do clube, a organização de um acampamentos permite que muitos dos membros não saiam no verão, sem falar na renda extra que é alcançada.

Dito isso, não há razão para não hospedar um acampamento de verão no seu clube. Vamos te dar algumas dicas para você saber por onde começar:

1.Estabeleça um objetivo claro

Em primeiro lugar, você deve ter claro que, a menos que seja um acampamentos muito focado no desempenho esportivo, a educação deve ser mais importante do que a prática do esporte em si. Mesmo nos acampamentos de verão dos clubes profissionais, prevalecem a transmissão de valores e o trabalho de outras competências. O desempenho esportivo em si fica no segundo plano.

A partir daqui, você tem que definir o objetivo do acampamentos. Como eu disse, é importante que o objetivo leve em conta dar às crianças uma gama de possibilidades para desenvolver suas habilidades sociais e educacionais.

Você deve definir bem o perfil das crianças que você quer atrair. Quem muito quer, pouco faz. Portanto, seja específico em seu público. Defina a idade, o poder aquisitivo das famílias, as necessidades especiais ou qualquer atributo que sirva para segmentar o perfil das pessoas que você deseja alcançar.

Por exemplo: "O objetivo do acampamentos é promover a prática do futebol na cidade, oferecer valor agregado aos atletas atuais e atrair novos atletas entre 6 e 12 anos"

2. Decida as características do acampamento

Quando falo de características, não me refiro apenas à modalidade esportiva. Este ponto é bastante amplo, já que você pode jogar com diferentes tipos de modalidade esportiva. Mas você também tem que levar em conta outras características do perfil do atleta, idioma ou tipo de acampamentos (parcial, durante todo o dia ou durante a noite).

2.1 Escolha seu esporte

Embora seu clube geralmente compete por um esporte específico, o acampamento de verão não precisa ser desse mesmo esporte. Na verdade, é muito comum organizar um acampamentos multiesportivo. Não se esqueça que o objetivo principal é que as crianças se divirtam.

2.2 Seu acampamento de verão apenas para sócios ou é para qualquer criança?

Nem todo mundo que quer se inscrever para o acampamento de verão é um membro do clube.

Portanto, nem todos têm as mesmas habilidades, então talvez seja uma melhor opção para oferecer a modalidade multiesportiva, adaptando-a a todas as crianças que se inscreverem. Se você decidir sobre um esporte específico, uma boa opção para ser flexível é optar por oferecer horários diferentes por idades e níveis, desde iniciantes até avançados.

2.3 Você já pensou em fazer um acampamento de verão multilíngue?

Você deve decidir se oferecerá vários idiomas no acampamento ou não.

Por um lado, é uma alternativa atraente para a maioria dos pais. Uma vez que seus filhos não só se divertirão e realizarão exercícios físicos, mas também trabalharão outra língua.

Essa decisão, no entanto, dependerá de alguma forma do nível dos monitores e das preferências dos próprios pais. Lembre-se que já descrevemos na primeira seção o perfil de nossos atletas.

2.4 Acampamento de verão da manhã ou acampamento de verão em tempo integral?

Outra opção interessante é dar a opção de tempo integral, incluindo almoço, sala de aula matinal e até mesmo um serviço de retirada.

Normalmente, os acampamentos são meio período. A maioria deles, de manhã. Oferecer um acampamentos durante todo o dia, mesmo cobrindo uma ou várias semanas, é uma proposta de valor muito importante para os pais. Oferecendo mais valor, os pais certamente estarão dispostos a assumir um custo mais alto.

De qualquer forma, por outro lado, você tem que levar em conta novamente os recursos do próprio clube. Você tem que ter monitores prontos e disponíveis por dias mais longos, instalações e logística que não são preparadas em duas tardes.

3. Escolha do lugar: Instalações próprias ou alugadas?

Para determinar as atividades que você fará no acampamentos de verão, é muito importante levar em conta o local onde você vai celebrá-lo.

Recomendamos que você faça uma análise das possibilidades oferecidas pelas suas instalações habituais. Você tem que observar os lugares ao seu redor. Tanto para poder determinar as excursões ou atividades complementares que são realizadas, quanto para analisar os possíveis perigos para as crianças.

O ideal é ter um lugar com piscina ou que as instalações estejam perto do mar, um rio ou lago para lidar com o calor do verão e poder realizar atividades esportivas, que as crianças gostam tanto.

Se você não tem suas próprias instalações para realizar as atividades que planejou, existem duas alternativas muito interessantes. Por um lado, você pode mover o acampamento para outro lugar (na própria localidade ou em outra). Ou você pode realizar certas atividades em suas instalações, e mover-se para fazer aquelas que requerem equipamentos ou um ambiente diferente.

4. Você já tem o site. Agora é hora de decidir o cronograma

Você tem que ter horários bem organizados e atraentes para todas as crianças e, acima de tudo, para os pais.

Os horários são determinados pela disponibilidade das instalações e monitores. Mas normalmente, você pode contar com flexibilidade para adaptá-los às necessidades do próprio acampamentos de verão. Embora o ideal seja saber quantos filhos teremos e de lá organizar grupos e horários, lamento dizer que para atrair essas crianças, os horários devem ser publicados com antecedência.

É muito importante que você tenha uma lista de atividades provisórias caso alguma atividade programada não possa ser cumprida, evitando assim a improvisação.

Se o acampamento de verão é em tempo integral, você terá que levar em conta as pausas para comer e descansar, já que o resto do tempo deve ser ocupado por atividades ou jogos.

5. Organização dos recursos humanos

Do ponto de vista organizacional, você tem que decidir as pessoas responsáveis e seus papéis para o acampamento de verão. Em geral, geralmente há pelo menos 3 vagas nos acampamentos de verão:

5.1 Coordenador do Acampamento

É responsável direto pela organização do acampamento e supervisor das demais áreas. Deve coordenar junto com a gestão esportiva todos os procedimentos relacionados ao bom funcionamento do acampamento de verão, bem como o bem-estar dos membros.

5.2 Área pedagógica

Nesta área estarão os monitores encarregados de determinar os objetivos e atividades, prevendo atividades alternativas, bem como a organização dos horários e participantes para que tudo corra com sucesso. Em suma, são eles que terão o contato mais direto com as crianças.

5.3 Área administrativa

Essa área é a mais independente e é a parte responsável pela gestão do horário, da gerência, da saúde e de outros procedimentos administrativos. Em teoria, cuidará do bem-estar geral de todas as crianças, mas sem ter contato direto ou diário com elas.

6. Faça o seguro

Bem, uma vez que tudo isso é pensado, vem a parte formal. A contratação de seguros em acampamentos de verão é essencial e fundamental, especialmente para os pais na contratação do acampamento para seus filhos.

Um bom seguro dará mais segurança aos pais um tanto desconfiados ou protetores. O seguro é para crianças e monitores de acampamento e funcionários, já que qualquer um pode sofrer um acidente. Aconselhamos que você se informe bem em um aviso e não cometa um erro de escolha. A questão jurídica também é uma parte muito importante a ser considerada.

7. Recrutamento de crianças para o acampamento de verão

Para chamar a atenção e atrair mais crianças, comece com seus parceiros atuais. Aproveite seus clientes leais e encoraje-os a convidar seus conhecidos próximos oferecendo descontos ou incentivos para eles e para cada amigo que eles trazem.

Segundo, concentre-se nas pessoas ao redor. Se você organizá-lo em uma urbanização ou cidade praiana, você pode aproveitar a oportunidade para promover seu acampamento de verão, já que muitos turistas passarão as férias em lugares costeiros. Você também pode entrar em contato com os vizinhos, eles podem te dar uma força.

Outra opção é conversar com entidades para promover seu acampamentos de verão, como Prefeituras, associações esportivas, escolas e outros. Se a instalação for estrangeira, converse com os proprietários da instalação e colar cartazes e publicidade em áreas próximas. Se são suas próprias instalações, façam o mesmo para as suas.

Como sempre, lembramos que você não esquece sua presença digital e tem seu site corporativo atualizado, com informações sobre o acampamentos (data, horários, preços, etc.). Você não deve deixar de lado as redes sociais, especialmente no verão, que é quando elas são mais ativas. Muitas pessoas pesquisam "acampamento de verão em Sevilha". Posicione-se bem com palavras-chave e que chamam a atenção para aparecer nos primeiros resultados.

8. Gerencie suas matrículas no acampamentos de verão

Faça as inscrições o mais fácil possível com um formulário em seu site. Quanto mais fácil forem, melhor, e mais chances você alcançar mais pessoas. Se eles tiverem que ir à sede, pegar um papel, preenchê-lo, digitalizá-lo, enviá-lo pelo correio ou entregá-lo novamente para a mesma instalação... não é ideal ou simples para o cliente.

Pense em um processo o mais fácil possível para os pais, já que eles não têm tempo suficiente para realizar tantos procedimentos. Desta forma, eles vão agradecer muito e será mais provável que atinja um número maior de inscritos. No mínimo, recomendamos que você use um formulário do Google Forms, embora o ideal seja usar seus próprios formulários, com pagamentos integrados ou que calculem preços diferentes, com descontos incluídos. Dessa forma, você não terá que fazer uma infinidade de contas e perder algumas.

Talvez você possa ter um primeiro mandato para crianças que se inscreveram em outros anos ou parceiros, e então você abre as inscrições para todos, garantindo assim um lugar para seus clientes fiéis. Você também pode jogar com o preço, oferecendo um preço com desconto se eles se inscreverem antes de uma data. Dessa forma, você vai gerar um sentimento de "urgência" e eles vão querer se inscrever o mais rápido possível.

Se preferir, você também pode aproveitar uma ferramenta de gestão como a Clupik para cuidar da administração, comunicação e atividades. Desta forma, você poderá digitalizar as inscrições; gerenciar pagamentos e cobranças; classificar seus bancos de dados em um só lugar; enviar notificações; automatizar publicações; e muito mais, tanto da web quanto do seu aplicativo.

9. É hora de cobrar seus inscritos no acampamento de verão

A parte mais esperada para o clube chega. A cobrança de taxas. Estes podem ser fixos ou variáveis, dependendo do número de dias, semanas, dos serviços escolhidos, etc.

Você pode considerar cobrar um preço extra por equipamentos esportivos ou pelos serviços contratados, como o serviço de retirada, sala de jantar ou sala de aula matinal. Muitos pais precisam mais do que o próprio acampamentos.

Outra opção é incluir descontos para reservar vários dias ou semanas, ou também descontos por membro ou número de irmãos.

Com o Clupik você pode personalizar todos os requisitos para configurar o acampamento de verão e ajustar o registro para o seu acampamento de verão, e irá calcular automaticamente o preço total que cada família terá que pagar, com descontos e serviços extras incluídos. Além disso, as cobranças serão criadas automaticamente para que os pais paguem ao mesmo tempo online, podendo enviar avisos e lembretes periódicos para não ter que estar constantemente atentos aos pagamentos.

10. Está tudo pronto. Agora você só tem que começar com seu acampamento de verão

Todos os itens essenciais estão no lugar. Agora há a parte da resolução de dúvidas e recepção. No primeiro dia eles terão muitas perguntas, estar lá para os pais saberem tudo é essencial para dar um bom serviço e criar uma boa impressão aos pais.

Isso é muito importante, pois há apenas uma primeira vez para gerar uma primeira impressão. Prepare tudo e faça uma lista com todas as dúvidas possíveis que os pais possam ter. Dessa forma, você evitará improvisação e respostas mal trabalhadas.

11. O acampamento de verão está completo. Já está tudo aí? Não! É hora de preparar o próximo.

Certamente você acha que é muito cedo, que ainda há um ano para o próximo... ERRO! Agora é o momento perfeito para escrever o que deu certo e o que não deu. Desta forma você pode corrigir tudo o que não funcionou e melhorar o que deu certo.

Também pode ser interessante coletar informações de todos os pais para nos dizer o que eles melhorariam. Envie-lhes uma pesquisa final sobre o acampamento onde eles podem dar sua opinião pessoal. Eles são os primeiros a detectar esses erros que não vemos, e eles apreciarão nossa vontade de mudá-lo e melhorá-lo.

Você também pode enviar um questionário de satisfação com uma escala de pontuação, para que eles não sejam apenas questões pessoais, mas que de alguma forma possamos medir de forma mais objetiva o desempenho do acampamentos e nos dizer explicitamente quais questões devemos melhorar.

Na Espanha há uma oferta formidável de acampamentos de todos os tipos. Cada vez mais os de um esporte específico são comuns, e se tornaram mercados de nicho para algumas empresas.

De qualquer forma, para uma organização correta de um acampamento de verão você deve refletir sobre o que você quer oferecer e ter isso muito claro ao estrue-lo, já que a escolha determinará muitos dos aspectos dele, como a data, local e horários.

A organização de um acampamento de verão para crianças é uma tarefa que requer muito planejamento, bem como a nomeação de uma equipe de trabalho perfeitamente estruturada, e monitores especializados.

Uma vez que você tenha feito o trabalho de gestão anterior, e tendo as pessoas e ferramentas necessárias, você certamente terá o seu acampamentos para se destacar do resto. Não é nada mais do que ter ideias claras e se esforçar para fazer as coisas direito.

Não se esqueça de baixar o eBook para organizar um acampamentos de verão. Onde eu mergulhei em todos os pontos que eu lhe disse aqui. Boa sorte com seu acampamentos!

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