10 dicas para manter seu grupo WhatsApp sob controle

Postar por Beñat, 14 de noviembre de 2018

Quer queiramos ou não, os clubes utilizam os grupos WhatsApp para a comunicação. Não sabemos por que, quem o decidiu, ou quando aconteceu a troca de chamadas telefônicas e correio para o WhatsApp, mas hoje em dia, não há clube que não o utilize.

Um grupo WhatsApp foi projetado para ser uma ferramenta de comunicação. Entretanto, inconscientemente, uma comunidade está sendo criada em cada grupo e, como tal, é necessário saber como administrá-la. É necessário estabelecer diretrizes e regras a serem seguidas. Neste post, explicamos como fazê-lo para que não fique fora de controle e você mantenha sempre a direção do seu grupo WhatsApp.

10 Dicas para manter o grupo whatsapp de sua equipe sob controle

 

1. Definir o objetivo do grupo

Todos podem ter um conceito diferente de grupos, e há aqueles que os utilizam para socializar com os amigos, sem saber a diferença. É aqui que você precisa intervir e esclarecer desde o início qual é o objetivo do grupo.

O que é claro é que o grupo WhatsApp da equipe tem que ser usado para um único propósito. Seja para informações puramente esportivas, informações relacionadas ao clube, um fórum para perguntas e dúvidas ou um canal para anúncios importantes, é importante ser claro sobre isso desde o início. Qualquer opção é válida, mas lembre-se que a comunicação clara é essencial.

2. Deixar que todos os membros saibam qual é o objetivo do grupo

Parece óbvio, mas às vezes isso não é feito. Está tudo muito claro que  você sabe sobre o propósito do grupo, mas você tem que comunicá-lo aos. atletas. Uma vez comunicado, "quem avisa, amigo é". Mas se você ainda não mencionou isso, como pode esperar que eles cumpram as regras?

3. Use o grupo para informações relacionadas ao clube

Não é bom exigir respeito às regras se você não der o exemplo. Tente falar sobre assuntos puramente esportivos e você inconscientemente convidará os outros membros a fazer o mesmo.

4. Dê ao grupo de fotos uma foto e um nome de identificação

Embora os clubes, em geral, tendam a cuidar deste aspecto, ainda há muitos que nomeiam sua equipe WhatsApp group como "C.D. Valdepiedras", sem determinar exatamente a quem ou a que eles se referem.

Ou há piores: "para anúncios" ou "informações do clube" e coisas do gênero. Favor escolher uma foto de identificação e um nome de grupo claro, conciso e esclarecedor. Por exemplo, o "Cadete Feminino C.D. Valdepiedras".

5. O grupo é para questões relativas a todos os membros

Se for um assunto pessoal, você escreve em particular. Assim como você não gosta de ler conversas particulares entre outros, você não deve ceder à mesma tentação. Pense desta forma. Uma conversa de 10 mensagens entre dois esportistas, em um grupo com 50 membros, está enviando 500 mensagens no total! E há apenas duas pessoas envolvidas na conversa.

É fácil, para assuntos privados, usar a mensagem privada.

6. Corrigir erros. Propor soluções.

Se um atleta em seu clube postar um vídeo enviado a ele por seu sobrinho, ele deve ser alertado sobre a má prática que acabou de cometer. Lembre- os de que o grupo WhatsApp não é o lugar para fazer isso.

Quando um atleta não cumpre as regras, ele deve ser avisado de que está fazendo errado e lembrado de como fazer isso. Também é aconselhável fazer isso publicamente para que o resto dos membros possam ver que as regras estão sendo cumpridas.

7. Verifique de vez em quando a associação ao clube.

Pode parecer bobagem, mas há grupos onde há atletas que deixaram o clube anos atrás. Ou pelo contrário, há pessoas que estão no clube há meses e ainda não foram adicionadas ao grupo WhatsApp da equipe.

Outro problema é que um membro pode ter mudado seu número de telefone sem que ninguém percebesse. Este processo deve ser documentado de alguma forma. Por exemplo, no início de cada mês, verifique os membros novos e excluídos do clube e depois atualize o grupo WhatsApp da equipe e outras listas de Excel e e-mail.

8. Fazer outros grupos para outros tópicos

Se houver um evento ou atividade específica que apenas alguns dos membros irão participar, outro grupo deverá ser criado. Não custa nada organizar um grupo temporário por um par de semanas. Você nunca deve saturar o grupo WhatsApp da equipe, porque, como dissemos anteriormente, há membros do clube que não estão interessados nestas informações.

9. Não é necessário responder a todas as mensagens

Responder com um "Ok" ou com o emoticon de polegar para cima pode mostrar que a mensagem foi recebida, mas se 15 membros responderem, é provável que a mensagem importante se perca no fio.

Isto não é Twitter e mensagens relevantes não podem ser postadas no início da conversa. Portanto, se o técnico escrever uma mensagem importante, não responda com perguntas irrelevantes ou não- valorizáveis.

10. Evite listas intermináveis de mensagens

É muito comum fazer uma pergunta do tipo "Quem vem jantar no sábado? E esta pergunta gera uma lista interminável que é copiada e colada.

Há atletas que não lêem o grupo, ou não descobriram para que serve a lista. Há outros que copiam e colam a mensagem e omitem (não intencionalmente, deve ser dito) a resposta que foi escrita no meio, de modo que a informação se perde.

Em resumo, fazer listas de copiar e colar no WhatsApp é uma técnica muito comum, mas que muitas vezes causa muitos problemas. Existem soluções tais como Clupik que permitem enviar questionários e consultas a seus atletas, monitorando as respostas da própria aplicação. Fazer isso uma vez não dói, mas quando se fazem perguntas constantemente, acredite, você pode economizar muito tempo e um pouco de irritação.

10+1. Verifique quem leu suas mensagens

Se você precisa saber quem recebeu uma determinada mensagem, em grupos é possível ver quem recebeu e quem leu a mensagem. É útil saber isto para evitar possíveis mal-entendidos. Se um membro não responde, isso não significa que ele ou ela não está respondendo, talvez eles nem sequer tenham lido a mensagem. Se um esportista não aparece na lista, ele tem uma desculpa, mas se os dois traços azuis aparecem, não há como escapar. Ele o leu!

10+2. Crie seu próprio bot para responder o mais rápido possível

Se alguém quiser se conectar com você, mas você não estiver disponível, você pode fazer seu próprio WhatsApp bot com perguntas e respostas freqüentes. Para criar um chatbot você só precisa se registrar na plataforma SendPulse e seguir o processo passo-a-passo. Você não terá que escrever nenhum código, é muito fácil e eles têm suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, que o ajudará se você tiver alguma dúvida.

 

Alimentado com o WhatsApp?

Ao estabelecer regras e diretrizes e tentar cumprir com estas simples dicas, será mais fácil para todos coexistir nestas pequenas comunidades que nos acompanham em nossa vida diária. Mas outra alternativa que mais e mais clubes estão escolhendo é substituir o WhatsApp e escolher um canal alternativo, para dedicá-lo 100% ao clube.

Deseja saber mais sobre soluções para se comunicar com os membros de seu clube? Visite nuestro apartado de soluciones para as melhores ferramentas de comunicação para clubes e organizações esportivas.

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