Como organizar un torneio esportivo ?

Postar por Jeff, 30 de enero de 2024

1. Planejamento

A etapa de planejamento antes do torneio, merece muita atenção para desenvolver um torneio de excelência. Ter todas as informações organizadas, saber o que e quando fazer, vai te ajudar a tomar as decisões certas e otimizar o tempo. Nessa fase é preciso parar, pensar e colocar tudo por escrito.

O sucesso do desenvolvimento do torneio dependerá em grande parte de todo o esforço realizado nesta fase, por isso vamos fazer uma lista dos principais aspectos a ter em conta :

a. Defina o tipo de torneio

Antes de começarmos a pensar nas atividades do torneio, temos que pensar no tipo de torneio que queremos. A organização não variará apenas dependendo do esporte do torneio, mas também dos objetivos do torneio. O que ou quem você quer alcançar? Você quer lucratividade? Quer atrair novos sócios ou jogadores para o seu clube? Estas são perguntas que devem ser feitas para estabelecer os objetivos do torneio e começar a pensar no futuro.

b. Público objetivo

Depois de definir o tipo de torneio que deseja, você deve pensar a quem ele será direcionado. Ou seja, qual será o atleta alvo e quantos participantes estamos dispostos a receber. Isso é importante uma vez que os esforços de recrutamento e divulgação do torneio serão pensados ​​para esse público-alvo.

c. Orçamento

Definir um orçamento realista com base nos custos e receitas esperados é essencial para a organização do torneio e para escolhas e decisões futuras. Você pode definir um orçamento fixo e adaptar o torneio a isso e se não tiver dinheiro suficiente para fazer face às despesas necessárias, terá que sair e procurar patrocinadores para ajudá-lo financeiramente com a organização.

Outra forma válida de reduzir custos e realizar o torneio que desejamos é conseguir voluntários para nos ajudar na logística do evento e assim economizar na contratação de pessoal.

d. Quando e onde

Estabelecer a data e o local onde o torneio será realizado é muito importante. Para definir estes aspectos é fundamental ter em conta que não coincidem com outros torneios realizados na nossa comunidade. Portanto, quanto antes for definido o quando, mais opções teremos para escolher onde. Se não tiver uma instalação privada para desenvolvimento ou decidir fazê-lo em uma instalação pública, as autorizações terão que ser processadas junto às autoridades públicas correspondentes e isso leva tempo.

 

2. Promoção e Comunicação

a. Antes do torneio

Depois de terminar de estabelecer os pontos anteriores da organização do torneio, é hora de passar para as partes práticas e criativas e promover o seu evento para garantir que todas as equipes necessárias para o desenvolvimento do torneio se inscrevam.

De acordo com o público-alvo estabelecido, é aconselhável utilizar diferentes meios de comunicação. Redes sociais como Facebook, Instagram, Twitter são grandes aliadas para divulgar o torneio. Você também pode utilizar seus próprios canais de comunicação, como o site do clube, ou pensar em desenvolver seu próprio aplicativo.

Outras ideias poderiam ser listas de WhatsApp, com mensagem bem trabalhada e distribuída, além de campanhas de mailing entre grupos de interesse.

Uma das formas mais fáceis de divulgar o torneio é por meio de cartazes e folhetos impressos que contenham informações importantes, como quando e onde, e sejam divulgados e distribuídos nos sites recorrentes do público-alvo.

b. Durante e após o torneio

Durante o torneio é muito importante continuar a comunicar, publicando fotos e vídeos ao vivo para quem não pôde comparecer: pode fazê-lo através do Facebook e Instagram, por exemplo. Ou use o Twitter para contar o que está acontecendo, comentar os jogos e compartilhar momentos e situações importantes.

Olhando para o futuro, também é importante garantir que o seu torneio não termine com a última partida. Portanto, continue se comunicando após o evento para ampliar a experiência do seu público e fortalecer o vínculo com ele. Publique os resultados, relembre situações, publique fotos e agradeça a todos pela presença, participação, colaboração e trabalho.

 

3. Principais atores na organização de um torneio e suas funções

Obviamente, a melhor abordagem para organizar um torneio seria ter uma comissão organizadora composta por várias pessoas, cada uma especialista numa área específica. Realisticamente é provável que isso não aconteça em muitas organizações esportivas dirigidas por voluntários, mas um comité bem organizado e eficiente terá voluntários que poderam assumir a liderança e executar bem as suas tarefas, independentemente da sua experiência nessa área específica.

As áreas fundamentais que deveriam existir para desenvolver um bom torneio poderiam ser:

a. Departamento de Comunicação

Ele será responsável pela divulgação do evento, pelo contato com a imprensa e pela gestão das redes sociais:

  • Design e edição de cartazes e brochuras de torneios.
  • Divulgar/promover o evento através de redes sociais, mailings, etc.
  • Fornecer informações antes, durante e depois do torneio, nas redes sociais e na imprensa.

b. Departamento Administrativo

Ele é provavelmente quem tem mais tarefas, sempre dependendo do tamanho do torneio. Ele será responsável pelas tarefas econômicas, de recursos humanos, protocolares e jurídicas. Suas tarefas poderiam ser diferenciadas nas partes pré-evento e pós-evento:

O maior trabalho vem no pré-evento, pois é preciso trabalhar contra o relógio para que tudo esteja perfeito no dia do início do torneio. Eles são os encarregados de controlar e criar o orçamento, são os responsáveis ​​​​pela obtenção de receitas das formas que falamos anteriormente:

  • Procure patrocinadores.
  • Coordenação com colaboradores.
  • Solicitação de licença.
  • Preparação de orçamento.

No pós-evento são responsáveis ​​por realizar uma autoavaliação de objetivos para melhorar as futuras edições:

c. Departamento de esportes

Ele será responsável pelos aspectos puramente esportivos, recepção das equipes, controle de fichas, controle de voluntários, supervisão das partidas, sorteio da competição, etc.:

  • Elaboração de horários e jogos.
  • Realização de sorteios.
  • Preparação das regras do torneio.
  • Supervisão de partidas.
  • Controle de participantes e resultados.

d. Departamento de Logística

É o departamento responsável por adquirir todo o material necessário para que o desenvolvimento do evento seja realizado da melhor forma possível. Eles são responsáveis ​​por toda a logística:

  • Preparação e planejamento de instalações.
  • Montagem e coleta de materiais.
  • Aquisição de manutenção, materiais, prêmios…

Resumo das dicas:

  1. Nomeie responsáveis ​​pelas áreas ou atividades, eles garantirão que tudo funcione corretamente.
  2. Pense na data do evento. Apenas tome cuidado para que não coincida com outros eventos comunitários importantes ou fins de semana prolongados, férias, etc.
  3. Selecione o local para realizar o torneio
  4. Cuide tanto dos participantes da competição, quanto dos espectadores, da mídia que assiste, etc. É uma ótima maneira de construir lealdade.
  5. Divulgue o evento com convites em diversos meios de comunicação que incluam o nome do torneio, a data, o local, formas de contato, condições de participação e forma de inscrição, entre outros fatores.
  6. Mantenha ao máximo a comunicação ágil com os participantes, faça publicações contínuas, compartilhe o progresso ainda durante o evento, nas redes sociais para que seja gerado um ecossistema de comunicação dentro do seu evento.
  7. Ao final do evento, agradeça a todos e mantenha-os informados sobre as próximas atividades.
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