Como agilizar o processo de cadastro de um parceiro?

Postar por Beñat, 13 de December de 2018

Dependendo da modalidade do clube, os altos e baixos serão temporários ou atemporais. Por exemplo, em um clube de futebol, o mais comum é que quando a temporada termina, vários atletas deixam o clube, enquanto quando a nova pré-temporada começa, muitos outros se registram. Em uma equipe de triatlo, por outro lado, há altos e baixos constantes e embora seja verdade que há momentos com mais movimento, você nunca terá certeza de ter a equipe "definitiva".

Gerenciar o registro de um membro em um clube é uma tarefa muito simples. Tudo o que você precisa é coletar os dados do requerente, receber sua solicitação expressa para querer se registrar no clube e é isso. No caso de você ter que pagar taxas, você pode precisar do número da sua conta, mas como dissemos, é algo que qualquer um pode fazer.

Agora, o problema não é que seja uma tarefa muito complexa, apenas ao alcance das mentes mais brilhantes do planeta. O problema é que, se o processo não for bem automatizado, muito tempo pode ser desperdiçado em cada novo registro de parceiros. Acredite em nós, nós vivemos em nossa própria pele; Durante muuuuuito tempo!

 

Como a maioria dos clubes fazem isso?

O clube tem um documento que envia ao requerente após um contato anterior. E-mail, telefone, vocês se conheciam antes... De qualquer maneira. A questão é que tem que haver uma apresentação da documentação através de um canal acordado.

O candidato deve primeiro baixar o documento. Normalmente em formato pdf ou documento de texto. Então você tem que imprimi-lo. "E se eu não tiver uma impressora?" Aaaah, amigo, pergunte ao seu vizinho ou vá encontrar a papelaria mais próxima.

Uma vez impresso, você tem que preencher a documentação manualmente. "O número de conta? Como era? Pff, eu tenho que entrar no meu banco on-line para verificar isso. E como era a senha?" – Não pense que isso é um exagero. É o pão de cada dia.

Está preenchido, uma assinatura e voilá! Bem, não é bem assim. Mas se eu não tiver um scanner! Nesses casos há um truque que eu uso e que funciona muito bem. Há um aplicativo chamado Camscanner onde você pode facilmente digitalizar e criar um pdf a partir de uma foto que você tira com seu Smartphone.

E finalmente, uma vez que o digitalizamos, temos que carregar o documento, e enviá-lo para o clube, novamente, através de um canal acordado e que pode não ser imediato. Um formulário na web? Email?

O processo acabou, mas só para o novo atleta. O responsável pela gestão do cadastro de novos sócios, tem que receber a documentação, provavelmente imprimi-la para tê-la no arquivo e agora começa a coisa realmente engraçada. Você tem que preencher o banco de dados (geralmente um arquivo Excel) com os dados do novo atleta. Manualmente! E com altas probabilidades de cometer um erro ao digitar. Como se isso não bastasse, você provavelmente também tem que registrar o número da conta para domiciliar a mensalidade ou despejar os dados em algum outro arquivo além do próprio Excel.

Um processo que tem sido capaz de durar 2 dias, foi possível perder a oportunidade para o atleta se inscrever, já que é mais fácil para ele fazê-lo em outro clube e tem levado tempo e esforço para fazê-lo. Se isso acontecesse um dia, nada aconteceria. Mas, quando esse processo é constantemente repetido no seu dia a dia, não faria mais sentido ter esse processo otimizado?

Conheça os problemas típicos no cadastro de membros de clubes esportivos neste post.

 

Como recomendamos que você faça isso?

O que sugerimos é que você tenha um formulário de registro de parceiro com todos os campos necessários para isso. Este formulário pode estar no site do clube, nas redes sociais, ou simplesmente pode ser compartilhado quando houver uma solicitação de inscrição. Lembre-se que ele está em formato digital e não precisa ser baixado, impresso, digitalizado, carregado e reapresentado a documentação. Basta preenchê-lo e clicar em "enviar".

Dessa forma, o processo para o atleta é muito mais rápido. No entanto, não o isenta, gerente do clube, da responsabilidade de inserir todos os dados manualmente em cada um dos documentos e plataformas que você precisa para a gestão, administração e cobrança de taxas.

Esta questão é tratada usando Clupik. Você pode projetar um formulário ao seu gosto, adicionando ou removendo todos os campos que você acha que são convenientes. Uma vez que o novo atleta preencha o formulário, um documento será gerado que você pode imprimir e este atleta também será adicionado ao seu banco de dados. Além disso, se você já estabeleceu o valor das taxas, você pode cobrar o valor definido (Por exemplo, R$ 20/mês) automaticamente através da plataforma.

Dessa forma, você esquece todo o processo de cadastro de um novo parceiro, ou seja, adicionar os dados manualmente e garantir que cada pagamento seja feito corretamente mês a mês.  O Clupik faz o upload automático e enviará uma notificação caso qualquer pagamento seja devolvido ou cancelado. É simples assim.

E isso não é tudo. Desde que a nova LGPDGDD (Lei Geral de Proteção de Dados e Garantia de Direitos Digitais) entrou em vigor em 6 de dezembro, a proteção e gestão dos dados de seus atletas está mais restritiva do que nunca. Você sabia que, por exemplo, sem o consentimento expresso de cada um dos atletas do seu clube, você não está autorizado a colocá-los em um grupo de WhatsApp e enviar-lhes mensagens? Correndo o risco de cometer infrações e sanções penais.

Ao preencher o formulário com clupik, você cumpre a nova lei desde o primeiro dia, uma vez que você coleta o consentimento expresso para este fim, e qualquer outro em que os dados de seus atletas estão envolvidos.  Em nosso post sobre as chaves da lei lgpd nós dizemos-lhe as 8 chaves que você deve saber para aplicá-lo em seu clube esportivo

Otimize os processos do seu clube. Economiza tempo e esforço, e agrega valor aos atletas. Experimente de graça em Clupik.

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