Digitalize todo o processo de licenciamento
A gestão de licenças é um dos procedimentos mais importantes para a federação em que famílias, federados e participantes podem cometer erros, fornecer informações imprecisas e fornecer documentos ilegíveis.
A entrega de dados pessoais, documentação e pagamento é feita em momentos diferenciados e obriga a trocas excessivas de e-mails e ligações com os interessados.
Existem diferentes métodos de pagamento, o que dificulta a conciliação de encargos, a geração de faturas e a ligação ao programa de contabilidade. O cumprimento da legislação que muda frequentemente exige o armazenamento, verificação, modificação e exclusão de informações e documentos pessoais diariamente.
Resolvemos tudo, desde o envio de informações dos familiares ao clube até a notificação à seguradora, economizando centenas de horas para todos os agentes envolvidos no processamento.
Riscos de dar errado e seu custo
- Não poder conectar sua gestão diária diretamente com seu banco e ter que fazer login para consultar pagamentos ou baixar um arquivo com as transações.
- Verificar diariamente os conceitos de transferência sem detalhes suficientes, passando horas e horas para entender o processso.
- Ter que entrar em contato com clubes, pais, federações esperando que respondam para organizar as informações e gerenciá-las adequadamente.
- Recursos económicos e humanos limitados para processar as suas licenças.
Tudo isso implica em validar e conceder uma licença de forma incompleta ou, por erro, permitir indevidamente a participação de uma pessoa. Isso causa problemas na competição e expõe a um risco desnecessário em caso de lesão que não é coberta pelo seguro esportivo.
Que outros riscos podem surgir?
Além disso, o não cumprimento dos regulamentos do GDPR pode resultar em multas de 4% do seu rendimento ou até 20 milhões de euros.
Atrasos e sobrecarga de trabalho no reporte de informação a terceiros como a CSD ou organismos internacionais, na geração e envio de faturas e na contabilidade.
O tedioso e desorganizado processo de coleta de informações diminui o número de licenças emitidas em uma temporada.
Investir as horas perdidas do seu pessoal no processamento de licenças reduz a possibilidade de o dedicar à promoção do seu desporto e à organização de mais competições.
Tipos de licencas ilimitadas
Na Clupik você pode criar ilimitados tipos de licenças (atleta, dirigente, treinador, árbitro...) e definir os dados pessoais e documentos a serem coletados para cada uma.
Você pode criar formulários online para coletar informações flexíveis e adaptadas às necessidades da sua federação: dados pessoais, documentos, preço, data de validade, categorias, campos suspensos, campos de verificação para coletar consentimentos e muito mais.
Para solicitar licenças, as famílias ou clubes podem preencher os formulários e anexar os documentos necessários. Os clubes analisam e pagam à federação através da plataforma.
O processo começa pelo interessado, economizando centenas de horas tanto para você quanto para os clubes.
Validação e rejeição de licenças
A federação recebe todas as solicitações de licença em tempo real e pode validá-las uma de cada vez ou em lotes.
O Clupik possui um sistema exclusivo de inteligência artificial que auxilia no processo de validação da licença.
Para todos os tipos de Documento Nacional de Identidade, DNI, NIE e passaporte, conseguimos uma redução de 90% no tempo de validação da licença. Encontramos automaticamente as correspondências e diferenças do DNI e passaporte com os dados federados.
Você pode visualizar todos os documentos associados à licença diretamente na validação, evitando a necessidade de baixar arquivos, alterar janelas ou imprimir.
Ao rejeitar uma licença, uma notificação automática com o motivo da rejeição é enviada ao interessado para que possa modificar os dados.
Conexão com terceiros e hierarquia
Diretamente na Clupik, imprima licenças em cartões, exporte para documentos PDF, Excel ou CSV ou conecte-se à nossa API para troca direta de informações.
Cada entidade terá acesso personalizado às informações em tempo real: federação, clubes e famílias a partir de qualquer dispositivo.
Configure quais e quantas informações são trocadas entre as diferentes federações regionais, nacionais e internacionais dentro da plataforma.
Facilmente parametrizável para cumprir as constantes mudanças nas regulamentações esportivas e de proteção de dados.
Além disso, você poderá analisar relatórios personalizados sobre o estado detalhado da federação e fazer estimativas para as próximas temporadas.
