Come organizzare un campus estivo? [eBook gratis]

Scritto da Beñat, 31 de October de 2019

Quando l'anno scolastico finisce, i bambini finiscono le lezioni e arriva l'estate. È tempo di disconnettersi, niente più studi, niente più sport. Bene. Niente affatto.

È ora che i genitori considerano cosa possono fare per più di 2 mesi con i loro figli. Vacanze, nonni, un po' di studio... ci sono alternative. E non essere sorpreso dal fatto che i campus sono una delle principali alternative. Solo in Spagna, la scorsa estate sono stati contati 44.720 campi.

Ci sono migliaia di campus, ci sono migliaia di bambini che vogliono iscriversi ai campus, ci sono migliaia di genitori disposti a pagare per i campus. Quindi, andiamo al punto.

In quali campus i genitori vorranno rivolgersi ai propri figli? Nel tuo, ovviamente. Abbiamo messo insieme questo post per spiegare come è possibile organizzare il miglior campus sportivo che ci sia mai stato e sarà. Vuoi sapere come? Leggere...

eBook "Come organizzare un campus estivo?"

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È normale che i genitori non lascino i loro figli da nessuna parte. Come organizzatore di attività estive (supponiamo che tu abbia un club sportivo), dovresti approfittare delle risorse e delle strutture disponibili. Devi offrire attività che vanno oltre le solite.

I campi sono un'attività che non passa mai di moda. Un campus è di solito la grande salvezza per quei genitori che non hanno il tempo di stare con i bambini a causa del lavoro o hanno bisogno di qualche giorno di disconnessione.

Il campo estivo è una grande opportunità per far crescere il tuo club. Offre una moltitudine di attività ai bambini per godersi la vita all'aria aperta praticando sport, sviluppare le loro abilità e socializzare con più bambini. E, trasversalmente, porterai un grande valore al club, che potrebbe avere un impatto su un aumento dei membri, un maggiore impatto e notorietà.

Dal punto di vista della gestione del club, l'organizzazione di un campus consente a molti dei membri di non partire in estate, per non parlare del reddito extra che si ottiene.

Detto questo, non c'è motivo di non ospitare un campo estivo nel tuo club. Ti daremo alcuni suggerimenti in modo da sapere da dove iniziare:

1. Stabilisci un obiettivo chiaro

Prima di tutto, devi essere chiaro che, a meno che non si tratti di un campus molto focalizzato sulle prestazioni sportive, l'educazione deve essere più importante della pratica dello sport stesso. Anche nei campi estivi dei club professionistici, di solito prevalgono la trasmissione di valori e il lavoro di altre competenze. Le prestazioni sportive stesse passano in secondo piano.

Da qui, devi definire l'obiettivo del campus. Come ho detto, è importante che l'obiettivo tenga conto di offrire ai bambini una serie di possibilità per sviluppare le loro abilità sociali ed educative.

Devi definire bene il profilo dei bambini che vuoi attrarre. Chi ama molto, copre poco. Pertanto, sii specifico nel tuo pubblico. Definisci l'età, il potere d'acquisto delle famiglie, i bisogni speciali o qualsiasi attributo che serva a segmentare il profilo delle persone che vuoi raggiungere.

Ad esempio: "L'obiettivo del campus è quello di promuovere la pratica del calcio in città, offrire valore aggiunto agli atleti attuali e attirare nuovi atleti tra i 6 e i 12 anni"

2. Decidi le caratteristiche del campo

Quando parlo di caratteristiche, non intendo solo la modalità sportiva. Questo punto è abbastanza ampio, dal momento che puoi giocare con diversi tipi di modalità sportive. Ma devi anche prendere in considerazione altre caratteristiche del profilo dell'atleta, della lingua o del tipo di campus (parziale, tutto il giorno o durante la notte).

2.1 Scegli il tuo sport

Sebbene il tuo club di solito competa per uno sport specifico, il campo estivo non deve essere dello stesso sport. In effetti, è molto comune organizzare un campus multi-sport. Non dimenticare che l'obiettivo principale è che i bambini si divertano.

2.2 Il tuo summer camp è riservato ai soci o è rivolto a qualsiasi bambino?

Non tutti coloro che vogliono iscriversi al campo estivo sono membri del club.

Pertanto, non tutti hanno le stesse abilità, quindi forse è un'opzione migliore offrire la modalità multisport, adattandola a tutti i bambini che si iscrivono. Se decidi su uno sport specifico, una buona opzione per essere flessibile è scegliere di offrire programmi diversi per età e livelli, dai principianti agli avanzati.

2.3 Hai pensato di creare un summer camp multilingue?

Devi decidere se offrire più lingue al campo o meno.

Da un lato, è un'alternativa attraente per la maggior parte dei genitori. Dal momento che i tuoi figli non solo si divertiranno e faranno esercizio fisico, ma lavoreranno anche un'altra lingua.

Questa decisione, tuttavia, dipenderà in qualche modo dal livello dei monitor e dalle preferenze dei genitori stessi. Ricorda che abbiamo già descritto nella prima sezione il profilo dei nostri atleti.

2.4 Summer Camp mattutino o Summer Camp a tempo pieno?

Un'altra opzione interessante è quella di dare l'opzione a tempo pieno, incluso il pranzo, l'aula del mattino e persino un servizio di pick-up.

Normalmente, i campus sono part-time. La maggior parte di loro, al mattino. Offrire un campus per tutto il giorno, anche coprendo una o più settimane, è una proposta di valore molto importante per i genitori. Offrendo più valore, i genitori sono sicuri di essere disposti ad assumersi un costo più elevato.

Ad ogni modo, d'altra parte, devi prendere in considerazione di nuovo le risorse del club stesso. Devi avere monitor pronti e disponibili per giornate più lunghe, strutture e logistica che non sono preparate in due pomeriggi.

3. Scelta del luogo: strutture proprie o devo trasferirmi?

Per determinare le attività che farai nel campus estivo, è molto importante prendere in considerazione il luogo in cui lo celebrerai.

Ti consigliamo di fare un'analisi delle possibilità offerte dalle tue solite installazioni. Devi osservare i luoghi intorno a te. Sia per essere in grado di determinare le escursioni o le attività complementari che vengono svolte, sia per analizzare i possibili pericoli per i bambini.

L'ideale è avere un posto con una piscina o che le strutture siano vicino al mare, un fiume o un lago per far fronte al caldo estivo ed essere in grado di svolgere attività sportive, che piacciono così tanto ai bambini.

Se non hai le tue strutture per svolgere le attività che hai pianificato, ci sono due alternative molto interessanti. Da un lato, puoi spostare il campo in un altro luogo (nella località stessa o in un altro). Oppure puoi svolgere determinate attività nelle tue strutture e spostarti per fare quelle che richiedono attrezzature o un ambiente diverso.

4. Hai già il sito. Ora è il momento di decidere il programma

Devi avere orari ben organizzati e attraenti per tutti i bambini e, soprattutto, per i genitori.

Gli orari sono determinati dalla disponibilità delle strutture e dei monitor. Ma normalmente, puoi contare sulla flessibilità per adattarli alle esigenze del campus estivo stesso. Anche se l'ideale sarebbe sapere quanti bambini avremo e da lì organizzare gruppi e orari, mi dispiace dirti che per attirare questi bambini, gli orari devono essere pubblicati in anticipo.

È molto importante avere un elenco di attività provvisorie nel caso in cui qualsiasi attività programmata non possa essere soddisfatta, evitando così l'improvvisazione.

Se il campo estivo è a tempo pieno, dovrai prendere in considerazione le pause per mangiare e riposare, poiché il resto del tempo dovrebbe essere occupato da attività o giochi.

5. Organizzazione delle risorse umane

Da un punto di vista organizzativo, devi decidere le persone responsabili e i loro ruoli per il campo estivo. In generale, di solito ci sono almeno 3 posizioni nei campus estivi:

5.1 Coordinatore del campus

È direttamente responsabile dell'organizzazione del campus e supervisore delle altre aree. Deve coordinare insieme alla direzione sportiva tutte le procedure relative al corretto funzionamento del campo estivo, nonché al benessere dei membri.

5.2 Area pedagogica

In quest'area saranno i monitori incaricati di determinare gli obiettivi e le attività, prevedendo attività alternative e l'organizzazione degli orari e dei partecipanti in modo che tutto vada a buon fine. In breve, sono quelli che avranno il contatto più diretto con i bambini.

5.3 Area amministrativa

Quest'area è la più indipendente ed è la parte incaricata di svolgere la tesoreria, l'intenzione, la salute e altre procedure amministrative. In teoria, si prenderà cura del benessere generale di tutti i bambini, ma senza avere un contatto diretto o quotidiano con loro.

6. Stipulare un'assicurazione

Bene, una volta che tutto quanto sopra è pensato, arriva la parte formale. L'assunzione di assicurazioni nei campi estivi è essenziale e fondamentale, soprattutto per i genitori quando assumono il campo per i loro figli.

Una buona assicurazione darà più sicurezza a quei genitori un po 'sospettosi o protettivi. L'assicurazione è sia per i bambini che per i monitor e il personale del campo, poiché chiunque può subire un incidente. Ti consigliamo di informarti bene in un advisory e di non commettere errori nella scelta. Anche la questione legale è una parte molto importante da considerare.

7. Reclutamento di bambini per il campo estivo

Per attirare l'attenzione e attirare più bambini, inizia con i tuoi attuali partner. Approfitta dei tuoi clienti fedeli e incoraggiali a invitare i loro conoscenti intimi offrendo sconti o incentivi sia per loro che per ogni amico che portano.

In secondo luogo, concentrati sulle persone intorno. Se lo organizzi in un'urbanizzazione o in una città balneare, puoi cogliere l'occasione per promuovere il tuo campo estivo, dal momento che molti vacanzieri trascorreranno le vacanze in luoghi costieri. Puoi anche contattare i vicini, possono lanciarti un cavo.

Un'altra opzione è quella di parlare con entità per promuovere il tuo campus estivo, come consigli comunali, associazioni sportive, scuole e altri. Se l'installazione è straniera, parla con i proprietari dell'installazione e incolla poster e pubblicità nelle aree vicine. Se si tratta delle tue strutture, fai lo stesso per le tue.

Come sempre ti ricordiamo di non dimenticare la tua presenza digitale e di avere aggiornato il tuo sito web aziendale, con informazioni sul campus (data, orari, prezzi, ecc.). Non dovresti lasciare da parte i social network, specialmente in estate, quando sono più attivi. Molte persone cercano su Google "campo estivo a Siviglia". Posizionati bene con parole chiave e che attirino l'attenzione per apparire nei primi risultati.

8. Gestisci le tue iscrizioni al campus estivo

Rendi le registrazioni il più semplici possibile con un modulo sul tuo sito web. Più sono facili, meglio è e maggiori sono le possibilità di raggiungere più persone. Se devono andare in sede, prendere un foglio, compilarlo, scansionarlo, inviarlo per posta o consegnarlo di nuovo alla stessa struttura ... non è ottimale o semplice per il cliente.

Pensa a un processo che sia il più semplice possibile per i genitori, dal momento che non hanno abbastanza tempo per eseguire così tante procedure. In questo modo ti ringrazieranno molto e sarà più probabile che raggiungano un numero maggiore di iscritti. Come minimo, ti consigliamo di utilizzare un modulo Moduli Google, anche se l'ideale è utilizzare i tuoi moduli, con pagamenti integrati o che calcolano prezzi diversi, con sconti inclusi. In questo modo non dovrai fare una moltitudine di account e perderne alcuni.

Magari si può avere un primo termine per i bambini che si sono registrati altri anni o partner, e poi si aprono le iscrizioni a tutti, garantendo così un posto per i propri clienti fidelizzati. Puoi anche giocare con il prezzo, offrendo un prezzo scontato se si iscrivono prima di una data. In questo modo, genererai una sensazione di "urgenza" e vorranno iscriversi il prima possibile.

Se preferisci, puoi anche usufruire di uno strumento di gestione come Clupik per occuparti dell'amministrazione, della comunicazione e delle attività. In questo modo, sarai in grado di digitalizzare le iscrizioni; gestire pagamenti e incassi; ordinare i database in un unico posto; inviare notifiche; automatizzare le pubblicazioni; e molto altro, sia dal web che dalla tua app.

9. È tempo di caricare i tuoi iscritti al campo estivo

Arriva la parte più attesa per il club. La riscossione delle tasse. Questi possono essere fissi o variabili, a seconda del numero di giorni, settimane, servizi scelti, ecc.

Puoi considerare di addebitare un prezzo aggiuntivo per le attrezzature sportive o per i servizi contrattati, come il servizio di pick-up, la sala da pranzo o l'aula del mattino. Molti genitori ne hanno bisogno più del campus stesso.

Un'altra opzione è quella di includere sconti per la prenotazione di diversi giorni o settimane, o anche sconti per membro o numero di fratelli.

Con Clupik potrai personalizzare tutti i requisiti per allestire il campo estivo e regolare l'iscrizione al tuo campo estivo, e calcolerai automaticamente il prezzo totale che ogni famiglia dovrà pagare, con sconti e servizi extra inclusi. Inoltre, le raccolte verranno create automaticamente in modo che i genitori paghino contemporaneamente online, potendo inviare avvisi e promemoria periodici in modo da non dover essere costantemente a conoscenza dei pagamenti.

10. È tutto pronto. Ora non ti resta che iniziare con il tuo campo estivo

Tutto l'essenziale è a posto. Ora c'è la parte di risoluzione dei dubbi e di ricezione. Il primo giorno avranno molte domande, essere lì per i genitori per sapere tutto è essenziale per dare un buon servizio e creare una buona impressione ai genitori.

Questo è molto importante, in quanto c'è solo una prima volta per generare una prima impressione. Prepara tutto e fai una lista con tutti i possibili dubbi che i genitori possono avere. In questo modo eviterai l'improvvisazione e le risposte mal realizzate.

11. Il summer camp è completo. C'è ancora tutto? No! È tempo di preparare il prossimo

Sicuramente pensi che sia troppo presto, che ci sia ancora un anno per il prossimo... ERRORE! Ora è il momento perfetto per scrivere cosa è andato bene e cosa no. In questo modo puoi correggere tutto ciò che non ha funzionato e migliorare ciò che è andato bene.

Può anche essere interessante raccogliere informazioni da tutti i genitori per dirci cosa migliorerebbero. Invia loro un sondaggio finale sul campo dove possono dare la loro opinione personale. Sono i primi a rilevare quegli errori che non vediamo e apprezzeranno la nostra volontà di cambiarlo e migliorarlo.

Puoi anche inviare un questionario di soddisfazione con una scala di punteggio, in modo che non siano solo problemi personali, ma che in qualche modo possiamo misurare in modo più obiettivo le prestazioni del campus e dirci esplicitamente quali problemi dovremmo migliorare.

In Italia c'è una formidabile offerta di campi di ogni tipo. Sempre più quelli di uno sport specifico, e sono diventati mercati di nicchia per alcune aziende.

In ogni caso, per una corretta organizzazione di un campo estivo è necessario riflettere su ciò che si vuole offrire e averlo molto chiaro quando lo si struttura, poiché la scelta determinerà molti degli aspetti di esso, come la data, il luogo e gli orari.

L'organizzazione di un campo estivo per bambini è un compito che richiede molta pianificazione, così come la nomina di un team di lavoro perfettamente strutturato e monitor specializzati.

Una volta che hai fatto il precedente lavoro di gestione e hai le persone e gli strumenti necessari, otterrai sicuramente che il tuo campus si distingua dal resto. Non è altro che avere le idee chiare e sforzarsi di fare le cose per bene.

Non dimenticare di scaricare l'eBook per organizzare un campus di successo, dove approfondisco tutti i punti che ti ho detto qui. Buona fortuna con il tuo campus!

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