Digitalizzare l'intero processo di concessione delle licenze
La gestione delle licenze è una delle procedure più importanti per la federazione in cui le famiglie, i soci e i partecipanti possono commettere errori, fornire informazioni non veritiere e fornire documenti non leggibili.
La consegna dei dati personali, della documentazione e del pagamento avviene in tempi diversi e richiede un eccessivo scambio di e-mail e telefonate con le parti interessate.
Esistono diversi metodi di pagamento, il che complica la riconciliazione degli incassi, la generazione delle fatture e il collegamento con il software di contabilità. La conformità alla legislazione, che cambia anche frequentemente, richiede l'archiviazione, la visualizzazione, la modifica e la cancellazione di informazioni e documenti personali su base giornaliera.
Dall'invio di informazioni dai familiari al club alla notifica all'assicuratore, risolviamo tutto, risparmiando centinaia di ore a tutti coloro che sono coinvolti nel processo.
Rischi di una soluzione sbagliata e relativi costi
- Non poter collegare la propria gestione giornaliera direttamente con la banca e dover accedere per controllare i pagamenti o scaricare un file con le transazioni.
- Controllare quotidianamente i concetti dei bonifici senza sufficienti dettagli e investire ulteriori ore per verificare a cosa corrispondono.
- Contattare i club, i genitori, le federazioni e farsi rispondere per smistare le informazioni e gestirle correttamente.
- Risorse economiche e umane limitate per elaborare le licenze.Tutto ciò significa che convalidare e concedere una licenza incompleta o che, per errore, consente a una persona di partecipare in modo improprio. Creare problemi alla competizione e correre un rischio inutile in caso di infortunio non coperto dall'assicurazione sportiva.
Quali altri rischi ho?
Inoltre, la mancata conformità al GDPR può comportare multe pari al 4% del reddito o fino a 20 milioni di euro.
Ritardi e sovraccarico di lavoro nella comunicazione delle informazioni a terzi, come il CSD o gli organismi internazionali, nella generazione e nell'invio delle fatture e nella contabilità.
Un processo di raccolta delle informazioni noioso e disorganizzato riduce il numero di licenze rilasciate in una stagione.
Tipi di licenza illimitati
In Clupik potete creare un numero illimitato di tipi di licenze (atleta, dirigente, allenatore, arbitro...) e definire i dati personali e i documenti da raccogliere in ciascuna di esse.
È possibile creare moduli online per raccogliere informazioni flessibili e adatte alle esigenze della propria federazione: dati personali, documenti, prezzo, data di scadenza, categorie, campi a discesa, campi di controllo per raccogliere i consensi e molto altro ancora.
Per le richieste di licenza, le famiglie o i club possono compilare i moduli e allegare i documenti necessari. I club controllano e pagano la federazione attraverso la piattaforma.
Il processo inizia con la parte interessata, risparmiando centinaia di ore sia per voi che per i club.
Convalida e rifiuto delle licenze
La federazione riceve tutte le domande di licenza in tempo reale e può convalidarle una alla volta o in lotti.
Clupik dispone di un esclusivo sistema di intelligenza artificiale che vi assiste nel processo di convalida delle licenze.
Per tutti i tipi di carte d'identità nazionali, DNI, NIE e passaporti, otteniamo una riduzione del 90% dei tempi di convalida delle licenze. Troviamo automaticamente le corrispondenze e le differenze tra il DNI e il passaporto e i dati del membro.
È possibile visualizzare tutti i documenti associati alla licenza direttamente dalla convalida, senza dover scaricare alcun file, cambiare finestra o stampare.
Quando si rifiuta una licenza, una notifica automatica con il motivo del rifiuto viene inviata all'interessato affinché possa modificare i dati.
Connessione e gerarchia di terze parti
Direttamente su Clupik, stampate le licenze su schede, esportate in documenti PDF, Excel o CSV o collegatevi alla nostra API per uno scambio diretto di informazioni.
Ogni entità avrà accesso personalizzato alle informazioni in tempo reale: federazione, club e famiglie da qualsiasi dispositivo.
Configurate quali e quante informazioni vengono scambiate tra le diverse federazioni regionali, nazionali e internazionali all'interno della piattaforma.
Facilmente personalizzabile per conformarsi ai regolamenti sportivi in costante evoluzione e alle norme sulla protezione dei dati.
Inoltre, potrete analizzare rapporti personalizzati sullo stato dettagliato della federazione e fare stime per le prossime stagioni.
