Numériser l'ensemble du processus d'octroi de licences
La gestion des licences est l'une des procédures les plus importantes pour la fédération, dans laquelle les familles, les membres et les participants peuvent commettre des erreurs, fournir des informations fausses et des documents illisibles.
La transmission des données personnelles, de la documentation et du paiement se fait à des moments différents et nécessite un échange excessif de courriels et d'appels téléphoniques avec les parties intéressées.
Il existe différents modes de paiement, ce qui complique la réconciliation des encaissements, la génération des factures et la connexion avec le logiciel comptable. Le respect de la législation, qui change aussi fréquemment, exige de stocker, de consulter, de modifier et de supprimer quotidiennement des informations et des documents personnels.
De l'envoi des informations des membres de la famille au club à la notification à l'assureur, nous résolvons tout, économisant des centaines d'heures à toutes les personnes impliquées dans le processus.
Risques d'une mauvaise solution et son coût
Ne pas pouvoir connecter sa gestion quotidienne directement avec sa banque et devoir se connecter pour vérifier les paiements ou télécharger un fichier avec les transactions.
Vérifier quotidiennement les concepts des transferts sans suffisamment de détails et investir des heures supplémentaires pour vérifier à quoi cela correspond.
Contacter les clubs, les parents, les fédérations et leur demander de vous répondre afin de trier les informations et de les gérer correctement.
Des ressources économiques et humaines limitées pour traiter vos licences.
Tout cela signifie que la validation et l'octroi d'une licence incomplète ou, par erreur, permet à une personne de participer indûment. Cela pose des problèmes lors de la compétition et fait courir un risque inutile en cas de blessure qui n'est pas couverte par l'assurance sportive.
Quels sont mes autres risques?
En outre, le non-respect du GDPR peut entraîner des amendes de 4 % de vos revenus ou jusqu'à 20 millions d'euros.
Retards et surcharge de travail dans la communication d'informations à des tiers tels que le DCT ou des organismes internationaux, dans la production et l'envoi de factures et dans la comptabilité.
Un processus de collecte d'informations fastidieux et désorganisé réduit le nombre de licences délivrées au cours d'une saison.
Investir les heures perdues de votre personnel dans le traitement des licences réduit la possibilité de les consacrer à la promotion de votre sport et à l'organisation d'un plus grand nombre de compétitions.
Types de licences illimités
Dans Clupik, vous pouvez créer un nombre illimité de types de licences (athlète, manager, entraîneur, arbitre...) et définir les données personnelles et les documents à collecter pour chacune d'entre elles.
Vous pouvez créer des formulaires en ligne pour collecter des informations flexibles adaptées aux besoins de votre fédération : données personnelles, documents, prix, date d'expiration, catégories, champs déroulants, champs de contrôle pour collecter les consentements, et bien plus encore.
Pour les demandes de licence, les familles ou les clubs peuvent remplir les formulaires et y joindre les documents nécessaires. Les clubs vérifient et paient la fédération par l'intermédiaire de la plateforme.
Le processus commence dès la partie prenante, ce qui permet d'économiser des centaines d'heures, tant pour vous que pour les clubs.
Validation et rejet des licences
La fédération reçoit toutes les demandes de licences en temps réel et peut les valider une à une ou par lots.
Clupik dispose d'un système exclusif d'intelligence artificielle qui vous assiste dans le processus de validation des licences.
Pour tous les types de cartes d'identité nationales, DNI, NIE et passeport, nous parvenons à réduire de 90 % le temps de validation des licences. Nous trouvons automatiquement les correspondances et les différences entre la DNI et le passeport et les données du membre.
Vous pouvez consulter tous les documents associés au permis directement depuis la validation, sans avoir à télécharger de fichier, à changer de fenêtre ou à imprimer.
Lorsque vous rejetez une licence, une notification automatique avec la raison du rejet est envoyée à la personne concernée afin qu'elle puisse modifier ses données.
Connexion et hiérarchie des tiers
Directement sur Clupik, imprimez des licences sur des cartes, exportez vers des documents PDF, Excel ou CSV ou connectez-vous à notre API pour un échange direct d'informations.
Chaque entité aura un accès personnalisé aux informations en temps réel : fédération, clubs et familles depuis n'importe quel appareil.
Configurez le type et la quantité d'informations échangées entre les différentes fédérations régionales, nationales et internationales au sein de la plateforme.
Facilement personnalisable pour se conformer aux changements constants des règles sportives et des réglementations en matière de protection des données.
En outre, vous pouvez analyser des rapports personnalisés sur l'état détaillé de la fédération et faire des estimations pour les saisons à venir.
