¿Cómo organizar un viaje en mi club deportivo?

Realizar un viaje es una actividad que le gusta prácticamente a todo el mundo. Estas son experiencias gratificantes que te permiten conocer nuevos lugares, aprender otros idiomas, culturas, etc.

Además,estar en un lugar que no conoces te ayuda a desarrollarte como persona y, sobre todo, a desenvolverte en un ambiente desconocido. Es por ello que muchos clubes deportivos, en busca de que sus socios experimenten nuevas sensaciones y descubran nuevos lugares, deciden realizar viajes deportivos.

Si estás pensando en realizar un viaje con los socios de tu club, en este post te vamos a mostrar unos pasos sencillos para que no tengas ningún problema en organizarlo.

1. Motivo 

Si vamos a realizar un viaje, este tiene que tener un motivo, un fin. Ya sea un viaje de ocio o laboral, todos los viajes que se planifican tienen un motivo detrás.

En tu caso, estás pensando en realizar un viaje con un club deportivo, por lo que tu viaje, como es lógico, debería de ser un viaje con motivos deportivos (aunque puede que estés pensando en realizar un viaje con otros fines).

Si, finalmente, vas a realizar un viaje deportivo, recuerda centrarlo sobre la modalidad que se práctica en tu club. Porque, ¿para qué quieres realizar un viaje para ver un partido de fútbol en directo, si tu club es de baloncesto?

2. Acompañantes

Los acompañantes serán aquellos que estarán contigo durante todo el viaje. Tanto los socios como los monitores. Para una buena organización, te recomendamos que sepas la cantidad de personas que van a viajar cuanto antes.

Este aspecto es sumamente importante tanto para conocer cuantos monitores vas a requerir -los vas a necesitar para que te ayuden a controlar a los niños- como para saber el precio total del hotel, el viaje y las actividades que quieres realizar.

Por ello, antes de ponerte a buscar viajes y hoteles, explícale tu idea a los socios del club. Así podrás saber quienes estarían interesados en ir y te podrás organizar mejor. Además, recuerda que si los socios son menores de edad, además del pasaporte y DNI, van a necesitar una autorización firmada por los padres.

3. Destino

Tras haber pensado el motivo de tu viaje y haber comprobado quienes están interesados, es hora de que busques el lugar a donde vas a viajar. Si tu intención es, como comentábamos antes, realizar un viaje deportivo, lo lógico es que busques lugares donde se puedan realizar actividades deportivas o haya programados eventos deportivos.

Por ejemplo, si tu pretensión es que los socios aprendan sobre fútbol, busca lugares de interés en donde se realicen eventos o torneos de fútbol o haya equipos profesionales. En cambio, si el viaje no va encaminado a la práctica o aprendizaje de alguna modalidad deportiva, busca destinos que sean atractivos para visitar.

4. Fecha

La fecha es uno de los aspectos más a tener en cuenta a la hora de planificar un viaje, pues esta afecta directamente en el precio y disponibilidad de los vuelos. Las fechas más concurridas suelen ser las que pillan con los periodos vacacionales como los meses de verano (finales de junio, julio y agosto), los de Navidad (diciembre y enero) y, en su defecto, los fines de semana.

Por tanto, si quieres encontrar la fecha ideal para tu viaje, trata de buscar fechas que no coincidan con algunos de estos periodos. Las probabilidades de encontrar mejores vuelos y alojamientos aumentarán considerablemente. 

Si, por el contrario, tu fecha está sujeta a ciertos eventos deportivos o, básicamente, solo puedes viajar durante los periodos vacacionales, te recomendamos que comiences a organizar tu viaje cuanto antes. Si preparas todo meses antes de la fecha escogida, los precios serán mucho más bajos, y habrá más disponibilidad, que si lo haces un mes antes. 

Otro consejo que te podemos dar, y que hemos podido comprobar de primera mano, es que los vuelos entre semana son mucho más baratos que aquellos que se realizan en fin de semana. Sobre todo, los martes. Además, viajar por la tarde en lugar de por la mañana también hará que te ahorres unos cuantos de euros.

5. Duración

La duración de un viaje muchas veces está condicionada por factores como el tiempo disponible, el dinero o la disponibilidad del hotel. Cómo es lógico, cuanto más tiempo pases en un lugar, más caro será el viaje porque más gastos habrá en comida, en alojamiento, visitas, etc.

Para elegir una duración adecuada, te recomendamos que, primero, estudies todas las actividades que quieras hacer y fijes un coste máximo que no quieres superar. Cuando lo tengas, comprueba cuántos días tomaría realizarlas y su coste. De esta manera, sabrás cuánto tiempo vas a necesitar. 

6. Búsqueda de vuelo y alojamiento

Si has llegado a este punto, has logrado organizar la idea de tu viaje con éxito. Ahora toca buscar los mejores vuelos y alojamientos disponibles. Para ello, lo mejor que puedes hacer es visitar páginas webs expertas en encontrar chollos.

Una de las más utilizadas es Skyscanner. Principalmente, la página está centrada en buscar vuelos, pero también te da la opción de buscar ofertas de hotel o viaje+hotel. También puedes probar otras páginas de vuelo como la web oficial de Ryanair o Atrápalo, un buscador muy parecido a Skyscanner.

Si ya has encontrado el vuelo, busca ahora el alojamiento en otras webs como Booking o Trivago, que suelen ser de las más fiables en este sector. 

En caso de que no encuentres hoteles o viajes o hayas tenido otros problemas en la organización, siempre puedes acudir a una agencia de viaje, como la de El Corte Inglés, para que se encargue de planificar todo. 

7. Calendario, actividades y transporte

Si has encontrado, ya sea por tu cuenta o gracias a la agencia de viaje, el vuelo y alojamiento perfecto para tu grupo de viaje, es el momento de que realices el calendario de actividades.

Anteriormente te comentamos que hicieras una lista con todas las actividades y su coste, pues ahora es el momento de que empieces a reservar, en caso de que fuera necesario, las actividades y planifiques un calendario en el que se recoja día a día lo que vas a realizar.

Te aconsejamos que siempre tengas en mente alternativas en caso de que haya cancelaciones o sucesos imprevistos que impidan la realización de actividades. Además, trata siempre de que no queden horas vacías en los horarios.

Por otro lado, es posible que, al encontrarte en una gran metrópoli o quieras ir a otros lugares lejanos, sea necesario realizar grandes desplazamientos. Para esto, trata de buscar servicios de transporte de buses o líneas de metros cercanas.

Si no, siempre puedes pedir un taxi o, en su defecto, un Cabify, aunque el coste será bastante mayor.

8. Seguros

Es imprescindible que tu viaje cuente tanto con un seguro médico como con un seguro de cancelación, ya que son aspectos que los socios siempre miran con lupa.

Busca una tarjeta de viaje que se active en el extranjero y que ofrezca, además de asistencia médica tanto a corta como a larga distancia y un seguro de cancelación.

9.  Gestión de pagos

Por fin, tras varios días de preparación, tendremos nuestro viaje preparado. Ahora falta que los socios que estén interesados nos hagan el pago. Para ello, habilita tantos métodos de pago sean necesarios.

El objetivo es que sea lo más seguro y, sobre todo, cómodo posible, pues no queremos que los socios dejen de mostrar interés porque la forma de pago es una completa odisea. Aparte de los métodos de pago, establece también unos plazos de pago.

Estos plazos de pagos se suelen realizar varios meses antes del viaje y sin reembolso para así evitar que las personas que han pagado el primer plazo (y finalmente no quieran viajar) no se echen para atrás.

Asimismo, el pago de una parte del viaje te hará tener cierta liquidez para afrontar otros pagos de gestión.

10. Otros aspectos a tener en cuenta

Por último, en este apartado vamos a comentar otros aspectos que debes saber cuando organices tu viaje.

• Siempre tienes que estar en contacto con tus socios o clientes. Hay que tenerles siempre informados sobre cómo va la planificación del viaje y posibles cambios, o problemas, que vayamos teniendo. Por ello, organiza tantas reuniones, o en su defecto envía comunicados, como haga falta.
• Si tu viaje también va dirigido a gente fuera del club, piensa en hacer una campaña de publicidad para que este llegue al máximo número de interesados.
• Para atraer a más personas, prueba a introducir descuentos y promociones que reduzcan el coste total del viaje.

¡Ya tienes el viaje preparado!

Como toda planificación de viaje lo más importante es acordar con todos los integrantes de tu club la mejor opción, por eso es esencial tener una buena comunicación para que no se escape nada, si quieres saber como mejorar la comunicación en tu club aquí te dejo otro post Mejora la comunicación al hacer consultas en tu club deportivo .

Si has seguido estos pasos, habrás finalizado con toda la preparación de tu viaje. Desde Clupik, deseamos que tanto tú como tu club tengáis un buen viaje y viváis una grata experiencia.

Si tienes alguna duda sobre la planificación del viaje, no dudes en dejarnos un comentario que te responderemos en el menor tiempo posible. Además, si quieres seguir informado sobre asuntos de gestión deportiva, no dudes en suscribirte a nuestra newsletter.