¿Cómo solucionar los problemas típicos al cobrar a tus socios del club?

Si gestionas un club deportivo, estoy segura que el tema de los pagos es un quebradero de cabeza.

En todos los clubes, es un tema bastante peliagudo. No queremos decir que en todos haya problemas, que va. Pero en muchos sí. Y a algunos clubes, de verdad que los cobros les llevan por el camino de la amargura.

En este post te contamos cómo son los 5 métodos de pago más utilizados en los clubes deportivos, los problemas que suele haber, y te damos una serie de consejos para que evites tener que estar 24/7 pendiente de los pagos. ¡Vamos a ello!

 

1- Métodos de pago en un club deportivo 

1.1- Domiciliación Bancaria 

La domiciliación bancaria es una orden que los usuarios dan al banco para que proceda al pago de un recibo, sin que ellos deban autorizar o hacer el trámite monetario cada vez.

1.2- Transferencias Bancarias

En las transferencias bancarias, cada miembro, hace una transferencia de la cuantía correspondiente al número de cuenta del club.

1.3- Pagos en efectivo

El efectivo es una de las formas más comunes de pago por la compras. Tanto el papel moneda como las monedas se incluyen dentro de una categoría más amplia que se denomina "efectivo." 

1.4- TPV físico

El Terminal Punto de Venta (TPV) es un dispositivo para realizar gestiones de venta. Permite, entre otras cosas, realizar cobros con tarjeta de crédito o débito e imprimir tickets, gracias a los datáfonos.

1.5- Pago Online

El pago online es una forma electrónica de pagar para el comprador y cobrar para el vendedor la factura de una operación comercial.

 

2- Problemas en cada uno de los métodos de pago en un club 

 

2.1- Inconvenientes de la Domiciliación Bancaria 

Impagos por falta de fondos

Suelen suponer una comisión para el club.

Cancelación de la domiciliación o devolución del recibo

Se pierde el importe + se cobra una comisión al club.

Recibo de información y firma

Hace falta rellenar un mandato de domiciliación SEPA y la firma del usuario, lo que puede demorarse mucho y requiere un tiempo para hacer el seguimiento.

Dependencia de los bancos

Es un método de pago que depende de tu banco, y todos los trámites e inconvenientes, tienes que gestionarlos con él. Para lo bueno y para lo malo.

 

2.2- Inconvenientes de las Transferencias bancarias

Comisiones altas

Dependiendo del banco, las comisiones son abusivas para el usuario que las paga, sobre todo, en cantidades altas. Y qué decir de las transferencias inmediatas, o las internacionales.

Errores en las transferencias

Hay gente que hace una transferencia de una cantidad diferente a la que debe. El club tiene que estar al tanto de que eso no pase, y gestionar las devoluciones y/o solicitudes para rectificar el pago.

Revisión manual

Hay que revisar una por una cada una de las transferencias se han realizado correctamente. A menudo, estas transferencias no se hacen en el mismo momento, y es una odisea identificar todas.

Cálculo de cuantías dificultosa

Si hay precios variables porque se ofrecen diferentes servicios o descuentos, hay que calcular y comparar que la cuantía se corresponde al precio estipulado. Una inversión en tiempo y esfuerzo muy grande.

Problemas para identificar el emisor

Gente que en el asunto no pone concepto ni el titular y hay que investigar quién ha sido. No es tan relevante cuando hay pocos pagos, pero cuando empieza a haber decenas o centenas de ellos, es un engorro muy grande para la persona de administración.

Falta de accesibilidad

Hay gente que no tiene claves de su banca online, o no sabe hacer una transferencia. Muchos bancos tienen factor de doble autenticación y tal vez no se dispone de él en ese instante.

 

2.3- Inconvenientes de los Pagos en efectivo

Falta de rigor

Tiene que haber un procedimiento exhaustivo para registrar cada pago, y siempre cabe la posibilidad de que haya malentendidos, impagos,…

Problemas de coordinación

Este método supone que dos personas tengan que coincidir, en tiempo y fecha, con la pérdida de tiempo que esto supone para ambas partes.

Ingreso de los fondos

El responsable del club pierde tiempo en ir a ingresarlo al banco. El desplazamiento, las colas...

Pérdida del efectivo

Hay que gestionar un dinero en efectivo que se puede extraviar o alguien lo puede robar sin dejar rastro.

Dificultades para hacer una contabilidad clara

Cuando los registros se recogen manualmente y hay más de una persona encargada, siempre es más fácil que existan problemas. Es prácticamente imposible llevar una contabilidad 100% acertada.

Gestión de las devoluciones engorrosa

No es tan sencillo hacer las devoluciones, y, una vez más, se ha de coincidir en el mismo sitio, con la correspondiente pérdida de tiempo.

Justificantes de pago

En este caso, no suele haber justificantes de pago para que cualquiera de las dos partes pueda argumentar que sí se ha hecho el pago o no. Y en caso de haberlo, suelen ser justificantes fácilmente manipulables.

 

2.4- Inconvenientes del TPV físico

Problemas de coordinación

En este caso también, este método supone que dos personas tengan que coincidir, en un lugar en concreto, con la pérdida de tiempo que esto supone.

Dependencia a un elemento físico

La persona que tiene que pagar, tiene que contar con la tarjeta de crédito en ese mismo momento. Así como que la persona que cobra tiene que tener disponibilidad del TPV físico.

Comisiones del banco

Dependiendo del banco, las comisiones son más altas o más bajas. Normalmente, depende del volumen de transacciones y cómo se negocie. Ya que normalmente los pagos en TPV físico son una parte pequeña del total de pagos, los clubes no suelen tener condiciones demasiado ventajosas.

 

2.5- Inconvenientes del pago Online

Históricamente, las comisiones han sido más altas que en otras formas de pago

Es cierto que la mayoría de plataformas de pago online, tienen unas comisiones más altas que en transferencias o TPV físicos. Sin embargo, este paradigma está cambiando con plataformas como Clupik Pay. Y ya no solo son métodos mucho mejores para pagar, sino que suponen un ahorro de costes para el club.

 

3- ¿Cómo solucionar los problemas de pago de tu club?

Como es lógico, todo lo que suponga ahorro, es positivo. Para buscar la mejor solución, se ha de buscar aquella que suponga mayor ahorro al club:

Ahorro de tiempo

El ahorro de tiempo es fundamental. En general, en los clubes, los que trabajan son voluntarios, y hay que poner en valor su tiempo.

Quienes no son voluntarios, seguro que también prefieren dedicar su tiempo a cosas más importantes que a hacer un seguimiento de cobros y pagos.

Al fin y al cabo, el tiempo también es dinero. Si se ahorra tiempo, se está ahorrando dinero.

Ahorro de esfuerzos

Este punto está muy vinculado con el anterior. El realizar menos esfuerzo, normalmente está relacionado con dedicar menos tiempo.

Acciones como estar llamando a la gente que tiene impagos, ir al banco, gestionar devoluciones… son esfuerzos que no aportan ningún valor al club.

Ahorro de costes

Si bien es cierto que este punto, bajo nuestro punto de vista, no es tan importante como los dos primeros, entendemos que muchos clubes lo priorizan. Ganar más dinero en un club o ahorrar costes siempre llama la atención.

Hay métodos de pago que permiten pagar menos y por tanto, repercutir positivamente en las cuentas del club.

 

4- ¿Cuál es la mejor opción de pago para tu club?

 

La elección del mejor método de pago, dependerá de factores como si se necesita cobrar el dinero previamente, el número de miembros del club o la cuantía de los pagos.

En general, un sistema de cobro con tarjeta de crédito o débito es la mejor alternativa a los métodos utilizados habitualmente. El tiempo que ahorra el gestor o el tesorero en recibir el dinero, revisar, calcular… es impactante. También se ahorran esfuerzos, evitando devoluciones, desplazamientos y gestiones extra. Y finalmente, en muchos casos existe un ahorro de costes.

Desde el primer día que creamos Clupik, teníamos claro que el futuro de los clubes deportivos se encontraba en el pago online. Y efectivamente, así está siendo. Cada vez son más los clubes que están eliminando transferencias, domiciliaciones y pagos en efectivo para pasarse al pago digital.

Lo positivo de usar plataformas como Clupik es que no necesariamente tienes que sustituir de la noche a la mañana la forma de pago de tu club. Sino que se introduce como un método de pago más, y poco a poco se van eliminando el resto de alternativas.

También hay quienes las mantienen, pero honestamente, pensamos que en unos pocos años, todas estas formas desaparecerán.

Regístrate en Clupik y prueba gratis nuestra plataforma para gestión de clubes, donde tendrás Clupik Pay, el mejor método de pago online para todos los pagos de tu club. ¿A qué esperas?