¿Cómo organizar un campus de verano? [eBook gratis]

Cuando termina el curso escolar, los niños acaban las clases y llega el verano. Es hora de desconexión, se acabaron los estudios, se acabo el deporte. Bueno. No del todo.

Es ahora cuando los padres se plantean qué pueden hacer durante más de 2 meses con sus hijos. Vacaciones, abuelos, un poco de estudio... hay alternativas. Y que no te sorprenda el hecho de que los campus, son una de las principales alternativas. Solo en España, se contabilizaron 44.720 campamentos el verano pasado.

Hay miles de campus, hay miles de niños deseando apuntarse a los campus, hay miles de padres desando pagar por los campus. Entonces, vamos al grano.

¿En qué campus van a querer apuntar los padres a sus hijos? En el tuyo, por supuesto. Hemos elaborado este post y un eBook titulado "Cómo organizar un campus de verano" para explicarte cómo puedes organizar el mejor campus deportivo que jamás ha habido y habrá. ¿Quieres conocer cómo? Sigue leyendo...

Es normal que los padres no dejen a sus hijos en cualquier sitio. Como entidad organizadora de las actividades de verano (supongamos que tienes un club deportivo), debes aprovechar los recursos e instalaciones disponibles. Tienes que ofrecer actividades que vayan más allá de las habituales.

Los campamentos son una actividad que nunca pasa de moda. Un campus suele ser la gran salvación para esos padres que o no tienen tiempo para estar con los niños por motivo de trabajo, o necesitan unos días de desconexión.

El campus de verano es una gran oportunidad para hacer crecer tu club. Ofrece multitud de actividades a los niños para que disfruten al aire libre practicando deporte, desarrollen sus habilidades y socialicen con más niños. Y, transversalmente, aportarás un gran valor al club, que podrá repercutir en incremento de socios, mayor repercusión y notoriedad.

Desde el punto de vista de la gestión del club, la organización de un campus permite que muchos de los socios no se den de baja en verano, por no hablar de los ingresos extra que se consiguen.

Dicho esto, no hay ningún motivo para no organizar un campus de verano en tu club. Vamos a darte algunos consejos para que sepas por dónde empezar:

1. Establece un objetivo claro

Antes que nada, debes tener claro que, a menos que sea un campus muy enfocado al rendimiento deportivo, la educación ha de ser más importante que la propia práctica deportiva. Incluso en campus de verano de clubes profesionales, suelen primar la transmisión de valores y el trabajar otras competencias. El propio rendimiento deportivo queda en un segundo plano.

A partir de aquí, has de definir el objetivo del campus. Como te comentaba, es importante que el objetivo tenga en cuenta el darle a los niños un abanico de posibilidades para que desarrollen sus habilidades sociales y educativas.

Debes definir bien al perfil de niños que quieres atraer. Quien mucho quiere, poco abarca. Por lo tanto, sé especifico en tu público. Define la edad, el nivel adquisitivo de las familias, las necesidades especiales o cualquier atributo que sirva para segmentar el perfil de las personas a las que deseas llegar.

Por ejemplo: "El objetivo del campus es promover la práctica del fútbol en la localidad, ofrecer un valor añadido a los deportistas actuales y captar nuevos deportistas de entre 6 y 12 años"

2. Decide las características del campamento

Cuando te hablo de características, no me refiero solo a la modalidad deportiva. Este punto es bastante amplio, ya que puedes jugar con diferentes tipos de modalidad deportiva. Pero también tienes que tener en cuenta otros rasgos del perfil del deportista, de idioma o de tipo de campus (parcial, todo el día o con pernoctación).

2.1 Escoge tu modalidad deportiva

Aunque en tu club se compita habitualmente por un deporte en concreto, el campus de verano no tiene por qué ser de ese mismo deporte. De hecho, es muy habitual organizar un campus de modalidad multideportiva. No olvides que el objetivo principal es que los niños se diviertan.

2.2 ¿Tu campus de verano es solo para socios o es para cualquier niño?

No todos los que quieren apuntarse al campamento de verano son socios del club.

Por tanto, no todos tienen las mismas destrezas, por lo que quizás sea mejor opción la de ofrecer la modalidad multideportiva, adaptándolo a todos los niños que se apunten. Si te decides por un deporte específico, una buena opción para ser flexible es optar por ofrecer diferentes horarios por edades y niveles, desde principiantes hasta avanzados.

2.3 ¿Te has planteado hacer un campus de verano multilingüe?

Debes decidir si ofrecerás varios idiomas en el campamento o no.

Por una parte, es una alternativa atractiva para la mayoría de padres y madres. Ya que sus hijos no solo se lo pasarán bien y realizarán ejercicio físico, sino que además trabajarán otra lengua.

Esta decisión, sin embargo, dependerá en cierta manera del nivel de los monitores y las preferencias de los propios padres. Recuerda que ya describimos en el primer apartado el perfil de nuestros deportistas.

2.4 ¿Campus de verano matutino o campus de verano a jornada completa?

Otra opción interesante es la de dar la opción de jornada completa, incluyendo la comida, aula matinal e incluso un servicio de recogida.

Normalmente, los campus son de media jornada. La mayoría, a las mañanas. El hecho de ofrecer un campus para todo el día, incluso que cubra una o varias semanas es una propuesta de valor muy importante para los padres. Ofreciendo más valor, seguro que los padres están dispuestos a asumir un coste más alto.

De todas formas, por contrapartida, tienes que tener en cuenta de nuevo los recursos del propio club. Tienes que contar con monitores dispuestos y disponibles para jornadas más largas, instalaciones y una logística que no se prepara en dos tardes.

3. Elección del lugar: ¿Instalaciones propias o hay que desplazarse?

Para determinar las actividades que realizarás en el campus de verano, es muy importante tener en cuenta el lugar donde lo vas a celebrar.

Te recomendamos hacer un análisis de las posibilidades que ofrecen tus instalaciones habituales. Tienes que observar los lugares que tienes alrededor. Tanto para poder determinar las excursiones o actividades complementarias que se realicen, como para analizar los posibles peligros para los niños.

Lo ideal es contar un sitio con piscina o que las instalaciones se encuentren cerca del mar, algún río o lago para sobrellevar el calor del verano y poder realizar actividades deportivas, que tanto gustan a los niños.

Si no cuentas con instalaciones propias para realizar las actividades que tienes planeadas existen dos alternativas muy interesantes. Por una parte, puedes trasladar el campamento a otro lugar (en la propia localidad o en otra). O puedes realizar ciertas actividades en tus instalaciones, y desplazarte para hacer aquellas que requieran de un equipamiento o de un entorno diferente.

4. Ya tienes el sitio. Ahora toca decidir el horario

Tienes que contar con unos horarios bien organizados y atractivos para todos los niños y, sobre todo, para los padres.

Los horarios están determinados por la disponibilidad de las instalaciones y de monitores. Pero normalmente, puedes contar con flexibilidad para adaptarlos a las necesidades del propio campus de verano. Aunque lo ideal sería saber cuántos niños tendremos y a partir de ahí organizar grupos y horarios, lamento decirte que para atraer a estos niños, se deberán publicar los horarios con anterioridad.

Es muy importante que tengas una lista de actividades provisionales por si alguna actividad programada no se puede cumplir, evitando así la improvisación.

Si el campus de verano es de jornada completa, tendrás que tener en cuenta los parones para comer y descansar, ya que el resto del tiempo deberá estar ocupado por actividades o juegos.

5. Organización de los recursos humanos

Desde un punto de vista organizacional, tienes que decidir las personas responsables y sus funciones para el campamento de verano. Por lo general, suele haber como mínimo 3 cargos en los campus de verano:

5.1 Coordinador del campus

Es el responsable directo de la organización del campus y supervisor de las demás áreas. Debe coordinar junto con la dirección deportiva todas las gestiones relacionadas con el buen funcionamiento del campamento de verano, así como el bienestar de los miembros.

5.2 Área pedagógica

En esta área estarán los monitores encargados de determinar los objetivos y actividades, prever de actividades alternativas así como la organización de los horarios y participantes para que todo salga exitosamente. En resumen, son los que más contacto directo tendrán con los niños.

5.3 Área administrativa

Esta área es la más independiente y es la parte encargada de llevar la tesorería, la intendencia, la sanidad y otras gestiones administrativas. En teoría, se encargará del bienestar en general de todos los niños, pero sin tener un contacto directo ni diario con ellos.

6. Contrata los seguros

Bien, una vez pensado todo lo anterior, viene la parte formal. La contratación de seguros en los campamentos de verano es algo imprescindible y fundamental, sobre todo para los padres a la hora de contratar el campamento para sus hijos.

Un buen seguro les dará más seguridad a esos padres algo desconfiados o protectores. Los seguros son tanto para los niños como para los monitores y personal del campamento, ya que cualquiera puede sufrir un accidente. Te aconsejamos que te informes bien en una asesoría y no te equivoques eligiendo. El tema legal también es una parte muy importante a tener en cuenta.

7. Captación de niños para el campus de verano

Para llamar la atención y captar a más niños, empieza por tus socios actuales. Aprovecha a tus clientes fieles y motívalos para que inviten a sus conocidos cercanos ofreciéndoles descuentos o incentivos tanto para ellos como para cada amigo que traigan.

En segundo lugar, enfócate en la gente de alrededor. Si lo organizas en una urbanización o pueblo de playa, puedes aprovechar para promocionar tu campamento de verano, ya que muchos veraneantes van a pasar las vacaciones a sitios de costa. También puedes ponerte en contacto con los vecinos, ellos podrán echarte un cable.

Otra opción es la de hablar con entidades para que promocionen tu campus de verano, como los Ayuntamientos, asociaciones deportivas, colegios y demás. Si la instalación es ajena, habla con los propietarios de la instalación y pega carteles y publicidad en zonas cercanas. Si son tus propias instalaciones, haz lo mismo en las tuyas.

Como siempre te recordamos que no olvides tu presencia digital y tener tu página web corporativa actualizada, con información sobre el campus (fecha, horarios, precios, etc). No debes dejar de lado las redes sociales, sobre todo en verano que es cuando están más activas. Mucha gente busca en google “campus de verano en Sevilla”. Posiciónate bien con palabras claves y que llamen la atención para aparecer en los primeros resultados.

8. Gestiona las inscripciones de tu campus de verano

Facilita al máximo las inscripciones de alta con un formulario en tu web. Cuanto más fácil sean mejor, y más posibilidades de que llegues a más personas. Si tienen que ir a la sede, coger un papel, rellenarlo, escanearlo, enviarlo por correo o volver a entregarlo en la misma instalación… no es óptimo ni sencillo para el cliente.

Piensa en un proceso lo más fácil posible para los padres, ya que carecen de tiempo suficiente para realizar tantos trámites. De esta forma te lo agradecerán bastante y será más probable alcanzar un mayor número de inscritos. Como mínimo, te recomendamos que utilices un formulario de Google Forms, aunque lo ideal es usar unos formularios propios, con pagos integrados o que calculen diferentes precios, con descuentos incluidos. Así no tendrás que hacer multitud de cuentas y que se te pase alguna.

Tal vez puedes tener un primer plazo para niños que se han inscrito otros años o socios, y luego abres las inscripciones a todo el mundo, así aseguras una plaza a tus clientes fieles. También puedes jugar con el precio, ofreciendo un precio bonificado si se inscriben antes de una fecha. De esta forma, generarás un sentimiento de “urgencia” y querrán apuntarse cuanto antes.

Si lo prefieres, también puedes aprovechar una herramienta de gestión como Clupik para encargarse de la administración, la comunicación y las actividades. De esta manera, podrás digitalizar las inscripciones; gestionar pagos y cobros; ordenar tus bases de datos en un único lugar; enviar notificaciones; automatizar publicaciones; y mucho más, tanto desde la web como desde su app.

9. Llegó la hora de cobrar a los inscritos de tu campus de verano

Llega la parte más esperada para el club. Los cobros de las cuotas. Éstas pueden ser fijas o variables, dependiendo del número de días, de semanas, de los servicios que se escojan, etc.

Puedes plantearte cobrar un precio extra  por el material deportivo o por los servicios contratados, como el servicio de recogida, de comedor o el aula matinal. Muchos padres lo necesitan más que el propio campus.

Otra opción es la de incluir descuentos por reservar varios días o semanas, o también descuentos por socio o por número de hermanos.

Con Clupik podrás personalizar todos los requisitos para montar el campamento de verano y ajustar la inscripción para tu campus de verano, y calculará automáticamente el precio total que cada familia tendrá que pagar, con descuentos y servicios extras incluidos. Además, se crearán los cobros automáticamente para que los padres paguen en el mismo momento de forma online, pudiendo mandar avisos y recordatorios periódicos para no tener que estar pendiente constantemente de los pagos.

10. Está todo listo. Ya solo te queda empezar con tu campus de verano

Ya está todo lo esencial. Ahora queda la parte de resolución de dudas y recepción. El primer día tendrán muchas preguntas, estar ahí para que los padres conozcan todo es primordial para dar un buen servicio y crear una buena impresión a los padres.

Esto es muy importante, ya que solo hay una primera vez para generar una primera impresión. Prepara todo y hazte una lista con todas las posibles dudas que puedan tener los padres. Así evitarás la improvisación y las respuestas mal elaboradas.

11. El campus de verano se ha terminado. ¿Ya está todo? ¡No! Llega el momento de preparar el siguiente

Seguro que piensas que es demasiado pronto, que queda un año para el próximo…¡ERROR! Ahora es el momento perfecto para apuntar lo que ha ido bien y lo que no. De esta forma podrás corregir todo lo que no funcionó y potenciar lo que salió bien.

También puede ser interesante recabar información de todos los padres para que nos digan qué mejorarían. Mándales una encuesta final sobre el campamento donde puedan dar su opinión personal. Ellos son los primeros que detectan esos errores que nosotros no vemos, y agradecerán nuestra disposición para cambiar y mejorarlo.

También puedes enviar un cuestionario de satisfacción con una escala de puntuación, para que no sean solo cuestiones personales sino que de alguna forma podamos medir de forma más objetiva el desempeño del campus y que nos digan explícitamente qué cuestiones deberíamos mejorar.

En España existe una formidable oferta de campamentos de todo tipo. Cada vez más son comunes los de un deporte específico, y se han convertido en nichos de mercado para algunas empresas.

En cualquier caso, para una correcta organización de un campamento de verano debes reflexionar sobre qué quieres ofrecer y tener esto muy claro a la hora de estructurarlo, ya que la elección determinará muchos de los aspectos del mismo, como es la fecha, el lugar y los horarios.

La organización de un campus de verano para niños es una tarea que requiere de una gran planificación, así como la designación de un equipo de trabajo perfectamente estructurado, y monitores especializados.

Una vez realizado el trabajo de gestión previo, y contando con las personas y herramientas necesarias, seguro que conseguirás que tu campus sobresalga frente al resto. No es más que tener las ideas claras y esforzarse para hacer las cosas bien.

No olvides descargar el eBook, donde profundizamos en los puntos que te hemos contado aquí. ¡Mucha suerte con tu campus!