10 claves para la organización de una jornada de puertas abiertas

¿Qué es una jornada de puertas abiertas?

Las jornadas de puertas abiertas son una gran oportunidad que tienen los clubes de poner en valor toda su oferta con el objetivo de captar nuevos socios. Pero no se trata solamente de abrir las puertas del club al público en general.

Una jornada de puertas abiertas es una de las mejores prácticas de comunicación y marketing, por lo que debe ser un evento de carácter experiencial para tu público objetivo, en el que puedan conocer las actividades del club, sus instalaciones y todos los servicios que se ofrecen.

Su organización no es tarea sencilla, por lo que hay que pensar en detalle tanto aspectos como su diseño y planificación, como su difusión.

Claves para una correcta organización

Desde Clupik consideramos que con una jornada de puertas abiertas planificada correctamente probablemente puedas incrementar tu número de socios en tu club.

A continuación, te enseñamos 10 claves para una correcta organización de una jornada de puertas abiertas:

1- Definir el público objetivo

Es el momento de definir el “target” al que se va a dirigir la jornada de puertas abiertas. Hombres, mujeres, niños y niñas, mayores de determinada edad, son factores que hay que pensar para delimitar para saber a quién nos vamos a dirigir.

2- Establecer fecha y horario

De acuerdo con nuestro público objetivo, tendremos que elegir que fecha y horarios les vendría mejor poder asistir a una jornada de puertas abiertas. No puede celebrarse en un día aleatorio, sin tener en cuenta quienes aspiramos que vengan. También es conveniente evitar los momentos que los que mayor afluencia de socios haya en el club para que el desarrollo del evento no se complique por la cantidad de gente presente en el club.

3- Difusión del evento

Definidos los puntos anteriores, hay que empezar con la campaña de comunicación para dar a conocer el evento. La información debe ser clara y concisa, pero también motivante para que el público se anime a participar del evento. Obviamente que para su difusión hay que utilizar las redes sociales propias del club y también animar a los socios a que se involucren en el proceso e inviten a nuevas personas a acudir a la cita.

También se pueden realizar acciones de comunicación local, con cartelería en las zonas y lugares afines al público objetivo definido (colegios, centros de tercera edad, oficinas, etc),

4- Precisar el equipo de trabajo

Se deberá definir cuáles serán las misiones y funciones de cada persona que trabaje en el club en el día de la jornada de puertas abiertas. Delimitar las tareas de las personas y que éstas se cumplan ayudarán a que el evento sea un éxito y se consiga aumentar el número de socios del club.

5- Planificar las actividades

Como dijimos el objetivo es que quienes acudan a la cita experimenten las actividades que se puede realizar. Pero es importante tener en cuenta que seguramente los presente no estén habituados a la práctica deportiva intensiva, por lo que las actividades seleccionadas habrá que elegirlas con cuidado, también pensando en el perfil del público objetivo que nos planteamos.

6- Establecer visita por el club

Además de la experiencia de las actividades, también es importante que el público pueda conocer todos los servicios y comodidades que brinda el club, y por que no también su historia. Por eso es importante que quién sea la guía sea una persona que conozca muy bien el club.

7- Registrar los datos de los asistentes

Al ser una jornada de puertas abiertas puede acudir cualquier persona. Es recomendable hacer llenar un formulario con los datos básicos de contactos de quienes asistan, para que, con su conformidad, luego poder interactuar con ellos a través de acciones promocionales y lograr que se asocien al club.

8- Atención especial para los asistentes

Sería recomendable que luego de finalizada las actividades y las visitas los asistentes tengan un lugar especial donde poder acercarse y sacarse sus dudas y encontrar cualquier tipo de información adicional sobre el club. Y también ofrecerles alguna promoción particular por haber asistido, tal como una bonificación adicional si se asocian en ese momento, sin que vaya en perjuicio de los socios vigentes.

9- Compensación al socio existente

Es clave también no olvidarse de los socios vigentes en una planificación de una jornada de puertas abiertas para evitar cualquier tipo de repercusión negativa en ellos por la organización del evento. Por lo que siempre hay que informales de lo que se va a realizar y cuándo, y pensar también en alguna compensación por las posibles molestias causadas, como puede ser la inclusión de la alguna actividad que no tengan su abono. Olvidarse de los socios puede implicar que el número de bajas sea mayor al de las nuevas altas y eso sería un gran problema.

10- Medición y evaluación de resultados

Como en todo proceso es importante ver sus consecuencias y poder determinar si fue exitoso. Con la información recabada de los asistentes, luego hay que ver cuantos de ellos se asociaron al club y así poder determinar si se han alcanzado los objetivos planteados inicialmente. Además, evaluar la jornada de puertas abiertas permitirá conocer las áreas de mejora para la organización de un futuro evento.

Si la jornada de puertas abiertas funciona, una forma un poco más compleja de acercar gente a tu club es organizar un campus de verano, por lo que te dejamos las 10 mejores app para hacerlo y que también te servirán para organizar tu jornada de puertas abiertas.