Kit para la gestión financiera de tu club

Lograr una buena estabilidad financiera en un club deportivo es algo, sin duda, clave para cualquier organización. Para poder conseguirlo, hay que tener claras las ideas y crear un plan estratégico, así como tener unas buenas prácticas financieras para conseguir la sostenibilidad de toda la estructura en tu organización.

Normalmente, los grandes clubes suelen contratar a expertos que vienen de los sectores de las finanzas y ramas económicas para llevar a cabo estas tareas. Pero en el caso de clubes medianos y pequeños, suele ser más complicado, ya que en muchas ocasiones, no cuentan con los recursos suficientes para poder contratar a alguien con este perfil.

Por ello, desde Clupik te traemos hoy una guía para facilitar la gestión financiera en todos los ámbitos de tu club deportivo. De una forma sencilla y eficiente.

Te voy a mostrar una perspectiva de creación de un plan estratégico-económico, dividido en fases. Incluyendo herramientas y estrategias en cada una de ellas. ¡Comenzamos!

Márcate unos objetivos 

Lo primero y más importante es establecer unos objetivos junto con el resto de los departamentos para tener claro dónde se van a realizar las inversiones del club. Por ejemplo, si la intención a corto plazo de tu entidad deportiva es crecer en medios digitales, deberás prever una mayor inversión en los departamentos de marketing y comunicación.

Esto servirá para hacer un esquema de los aspectos más importantes del club y saber cuáles tienes que reforzar. Una vez tengas claro esto, podrás avanzar al siguiente paso.

Establece los presupuestos

Lo segundo y probablemente más importante de todo el proceso, es determinar el “Budget” o presupuesto. Toda tu organización deberá ser conocedora del presupuesto disponible para cada una de las temporadas y saber en qué se va a utilizar. Esto quedará dividido en dos:

-   Short-Term Budget. Es el presupuesto que se usará en la actividad diaria del club. Algunos ejemplos pueden ser la compra de material, sueldos de la plantilla… Lo más útil es fragmentar este presupuesto trimestralmente (o idealmente de forma mensual) para poder llevar un control exhaustivo de los ingresos y gastos.

-   Long-Term Budget. Es básicamente el plan de ingresos y gastos planeado para un futuro de entre 3 y 5 años. Este presupuesto se utilizará para llevar una idea de hacia dónde se dirige el club y para poder asignar más o menos dinero a unos departamentos u otros. En este presupuesto irán incluidos los objetivos previamente establecidos y el dinero que se deberá utilizar para cada uno de ellos así como los beneficios previstos.

La creación del presupuesto debe ser sencilla de entender. Pero a su vez, detallada con todas las actividades, para que a la hora de cualquier consulta, todo el mundo pueda entenderlo rápidamente. Por otra parte, esto que te voy a decir es clave: Debe ser realista.

Tienes que ser consciente de la situación de tu club y dónde te encuentras con respecto a tus competidores. Siempre tendrás que tener los pies en el suelo y ser lo más ajustado que puedas a la realidad a la hora de calcular los ingresos y gastos. Esto evitará desbarajustes en el futuro, y hará mucho más sencillo cualquier cálculo.

Por último, tendrás que crear un fondo de contingencia o de emergencias para cualquier imprevisto o gasto no contemplado. Los expertos sugieren que debe ser el presupuesto dedicado a los gastos de entre 3 y 6 meses. Este método es utilizado en la mayoría de las empresas para casos excepcionales como puede ser por ejemplo una crisis económica o la recientemente vivida pandemia de COVID-19 y está pensado para poder asumir los costes en un periodo medio-largo.

Desarrolla un plan estratégico

Teniendo en cuenta los objetivos ya establecidos y la creación de un presupuesto sólido se podrá empezar a hablar de tomar acciones para mejorar el club en cualquiera de sus aspectos. Todos los clubes deportivos profesionales (o al menos los que tienen una buena gestión económica) reinvierten la mayor parte de los ingresos anuales en mejorar dicho club. Un gran ejemplo de esto, es el Real Madrid. Dejando un lado la parte deportiva de su presupuesto, ha utilizado muchos de los ingresos generados durante los años desde las oficinas para la remodelación de su estadio, con el que esperan generar todavía más beneficios

Éste es sólo uno de los muchos ejemplos que demuestran lo positivo que es la reinversión de dinero en un club, siempre y cuando se hayan cubierto todos los gastos con solvencia. Algunos ejemplos de áreas en las que se puede invertir el dinero son:

-   Deportiva: Fichaje de jugadores, entrenadores o equipo técnico

-   Marketing: Crecimiento y mejora del club fuera de las pistas

-   Publicidad: Crear campañas publicitarias para promocionar el club

-   Ventas: Mejora de los servicios para obtener más ventas de los clientes

-   Estadio: Si el club se encuentra en posesión de un estadio se pueden realizar labores de mantenimiento y mejora

-   Compra de materiales: Mejorar los materiales para practicar el deporte dentro del club es siempre una gran decisión

Una vez selecciones la forma en la que vas a invertir el dinero, tendrás que diseñar un plan estratégico (a corto o largo plazo) para el cual, detallarás las acciones a llevar a cabo y tendrás que asegurarte que todo cuadre con el dinero a invertir. ¡Ojo! Intenta siempre reducir los costes y hazlo de una manera eficiente.

Crea una cuenta del banco

Parece algo de manual, pero si es cierto que muchos tesoreros o presidentes de los clubes más pequeños siguen utilizando una cuenta del banco personal para manipular el dinero del propio club. (¡Espero que no seas uno de ellos!)

Es necesaria la creación de una cuenta a parte donde llevar únicamente las cuentas del equipo sin usar dinero personal de por medio. Será una forma de que tengas controlados los gastos, ya que accediendo a la cuenta del banco podrás ver rápidamente que todos los desembolsos concuerdan con los determinados en el presupuesto inicial de una forma rápida y evitarás confusiones.

Esto te hará mucho más fácil la tarea de manejar los costes e ingresos, ya que verás todo de una forma más clara. Y si has seguido todos los pasos correctamente hasta ahora, deberías poder gestionar todo con mayor facilidad. 

Es importante que determinen quién está involucrado en las decisiones financieras y quién tiene información. Hay muchos tipos de juntas directivas, y cada club se organiza de forma diferente. Pero si quieres tener más información sobre los puestos que forman la junta directiva y las funciones que tiene cada uno en general, puedes visitar nuestro artículo sobre este tema pinchando aquí.

Busca actividades para incrementar los beneficios

Como hemos mencionado varias veces en nuestros artículos del blog, para llevar una gestión financiera correcta de tu club deportivo, tienes que tomar decisiones inteligentes y no precipitadas. Habiendo cumplido todos los pasos anteriores, tu club ya está preparado para poder buscar nuevas formas de generar ingresos y dar un giro más profesional a toda la organización. Las principales actividades que puedes realizar para que los beneficios aumenten son:

-   Asóciate con partners que sean beneficiosos. Un apartado económico sólido es algo que todas las plataformas de inversión buscan a la hora de decidirse a invertir dinero en un club deportivo. Si has seguido todos los pasos correctamente, esto se encontrará cubierto por lo que será el momento perfecto para poder salir a buscar inversores que aporten un plus económico a las arcas del club.

-   Busca de patrocinadores. Tal y como te explicamos en nuestro artículo sobre la importancia del patrocinio deportivo es una actividad vital para la obtención de ingresos por parte de los clubes hoy en día. Tienes que sacar el mayor valor de este tipo de acuerdos, ya que son muy beneficiosos para ambas partes. Si necesitas ayuda con la creación de tu dossier para buscar patrocinadores puedes contactar con nosotros en Clupik Sponsorship y te ayudaremos con toda la gestión consiguiendo los mejores resultados para tu club deportivo.

-   Retransmite tus competiciones. Parece algo complicado si no cuentas con el dinero, pero está demostrado que ofrecer contenido y retransmisiones a los consumidores, se convierte en una gran fuente de ingresos si lo gestionas correctamente. En la actualidad existen numerosas opciones para poder llevarlo a cabo sin que los costes sean muy elevados. En nuestra sección de Clupik Solutions encontrarás diferentes herramientas de nuestros partners, que mejor se adapten a tus necesidades como club.

-   Obtén otro tipo de beneficios. Existen muchas formas secundarias de obtener ingresos para tu club. En ocasiones, se convierten en una parte vital para el crecimiento del club. Una de las más importantes es la venta de productos de merchadising. Para facilitar este proceso de e-commerce puedes usar Clupik, y usar el módulo de tienda online. A golpe de click, tendrás tu propia tienda, y podrás vender tus productos y servicios a cualquier persona a cualquier hora. ¿no es increíble?

-   Reduce pérdidas. Para obtener beneficios, no solo tienes que aumentar los ingresos, sino también reducir tus pérdidas. Para ello, y gracias al análisis de presupuesto realizado previamente, podrás identificar costes innecesarios que se estén llevando a cabo y cortarlos de raíz.

Establece un sistema transparente

Crear un sistema de confianza con los jugadores, los trabajadores y los familiares es muy importante a la hora de que sigan apostando financieramente por el club. Para ello, periódicamente debes hacer comunicados sobre cómo y dónde se está utilizando el dinero, detallando las acciones que se van a hacer con él y los puntos de mejora que se pueden obtener. Con la herramienta de comunicación de Clupik este proceso es más sencillo que nunca, ya que ponerse en contacto con todos los agentes que están relacionados con el club será tan fácil como dar un par de “clicks”.

Además, con esta acción puedes también recibir un feedback sobre cómo se sienten dichos grupos que te ayudará a pulir la gestión del dinero, así como a hacer sentir a todo el mundo parte de la organización.

Controla y analiza

Junto con la creación de un presupuesto, es sin duda el apartado más importante de todos los que te he mencionado. Es imprescindible llevar un control de toda la gestión financiera para poder asegurarte de que se cumple con el plan establecido. Dicho análisis debes realizarlo varias veces al año, siendo cada trimestre como lo recomiendan los expertos. Además, también debes realizar un balance económico después de cada una de las acciones que impliquen dinero dentro del club deportivo.

Dinero restante

Si gracias a todo el plan financiero has conseguido hacer crecer tu club deportivo probablemente estés generando mayores cantidades de dinero. Como te he mencionado previamente, este dinero, en su gran mayoría se debe reinvertir en el club. Una vez más, debes elaborar un nuevo plan, explicando que vas a hacer con él y comunicarlo a todos los agentes relacionados con el club.

Como has comprobado, mantener una buena organización financiera puede implicar un poco de trabajo, y en ocasiones, existen detalles complicados que no necesariamente tienes que controlar.

Desde Clupik te ayudamos a ti y a centenas de clubes en diferentes aspectos relacionados con la gestión y el control financiero, gracias a nuestro software. Desde automatizar los pagos y cobros, a incluir todas las gestiones en una base de datos ahorrando tiempo. También la gestión de las ya mencionadas herramientas de comunicación, que sin duda, convertirán una ardua tarea en algo sencillo y eficiente.

No dudes en contactar con nosotros para descubrir cómo puedes pasar a llevar el control financiero de tu club al estilo de los clubes profesionales (con menos recursos, pero con más creatividad 😉 ) Prueba Clupik gratis aquí, y lleva la gestión financiera de tu club al próximo nivel. Y recuerda. Siempre te acompañaremos para que nunca te quedes solo en esto.