4 formas de cobrar a tus socios en tu club deportivo

Existen dos tipos de cobros en los clubes deportivos: los cobros recurrentes y los cobros puntuales.

Los cobros recurrentes, también son conocidos como cuotas. Dependiendo del club, se cobran con una periodicidad u otra. Lo típico es cobrar mensualmente, pero hay clubes que cobran trimestralmente, cada cuatro meses o semestralmente.

Cuando un club cobra una cuota anual, se considera que éste es un pago único. Al igual que si son varios pagos diferentes a lo largo del año, pero son de diferente cantidad. No se considera que este cobro sea una cuota, sino que son varios pagos puntuales.

Los clubes que cobran cuotas periódicas, suelen tener bastante procedimentada la forma de hacerlo. Sin embargo, se suelen enfrentar a una serie de problemas:

1. Domiciliación Bancaria en un club deportivo

La domiciliación bancaria es una orden que los usuarios dan al banco para que proceda al pago de un recibo, sin que ellos deban autorizar o hacer el trámite monetario cada vez.

Problemas de la domiciliación bancaria:

€ -Impagos por falta de fondos (suelen suponer una comisión para el club)

€ -Cancelación de la domiciliación (se pierde el importe + se cobra una comisión al club)

t -Recibir información y firma (Hace falta el rellenar un mandato de domiciliación SEPA y la firma del usuario, lo que puede demorarse mucho y requiere un tiempo para hacer el seguimiento)

2. Transferencias bancarias en un club deportivo

En las transferencias bancarias, cada miembro, hace una transferencia de la cuantía correspondiente al número de cuenta del club.

Problemas de la transferencia bancaria:

€ - Comisiones (Dependiendo del banco, las comisiones son abusivas para el miembro)

€ - Errores (Hay gente, que hace una transferencia de una cantidad diferente a la que debe)

t - Revisión manual (Hay que revisar uno por uno que todas las transferencias se han realizado correctamente)

t - Cálculo de cuantías (Si hay precios variables porque se ofrecen diferentes servicios o descuentos, hay que calcular y comparar que la cuantía se corresponde al precio estipulado)

t - Problemas para identificar el emisor (Gente que en el asunto no pone concepto ni el titular y hay que investigar quién ha sido)

x - Falta de accesibilidad (Hay gente que no tiene claves de su banca online, o no sabe hacer una transferencia)

3. Pagos en efectivo en un club deportivo

El efectivo es una de las formas más comunes de pago por la compras. Tanto el papel moneda como las monedas se incluyen dentro de una categoría más amplia que se denomina "efectivo."

€ -Falta de rigor (Tiene que haber un procedimiento exhaustivo para registrar cada pago, y siempre cabe la posibilidad de que haya malentendidos, impagos…)

t - Coordinación (Este método supone que dos personas tengan que coincidir, en un lugar en concreto, con la pérdida de tiempo que esto supone, al menos, para una de las dos partes.)

t -  Ingresar los fondos(El responsable del club pierde tiempo en ir a ingresarlo en el banco)

x - Pérdidas (Hay que gestionar un dinero en efectivo que se puede extraviar)

x - Dificultades para hacer una contabilidad clara (Cuando los registros se recogen manualmente y hay más de una persona encargada, siempre es más fácil que haya problemas)

x - Gestión de las devoluciones engorrosa (No es tan sencillo hacer las devoluciones, y, una vez más, se ha de coincidir en el mismo sitio, con la correspondiente pérdida de tiempo)

4. TPV físico en un club deportivo

El Terminal Punto de Venta (TPV) es un dispositivo para realizar gestiones de venta. Permite, entre otras cosas, realizar cobros con tarjeta de crédito o débito e imprimir tickets, gracias a los datáfonos.

t - Coordinación (Este método supone que dos personas tengan que coincidir, en un lugar en concreto, con la pérdida de tiempo que esto supone, al menos, para una de las dos partes.)

x - Dependencia (La persona que tiene que pagar, tiene que contar con la tarjeta de crédito en ese mismo momento)

Como conclusión principal, todo lo que suponga ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso de cobros recurrentes es vital. Todos los responsables deberían escoger una forma de pago que se adecúe a las características de su club deportivo. Y dependerá de factores como si se necesita cobrar el dinero previamente, el número de miembros del club o la cuantía de los pagos.

Hay que fijarse en las grandes plataformas online de suscripciones periódicas como Netflix o Amazon Prime. Se aseguran de cobrar siempre a sus clientes, no pierden nada de tiempo y ofrecen todas las facilidades a sus usuarios.

Un sistema de cobro de cuotas con tarjeta de crédito es la mejor alternativa a los métodos utilizados habitualmente. El tiempo que ahorra el gestor o el tesorero en recibir el dinero, revisar, calcular… es impactante. También evitan devoluciones y comisiones por cancelación de adeudo domiciliado.

A la hora de hacer pagos puntuales, no suele haber procesos tan organizados, y se suele tender más a la improvisación. Se tiende a utilizar los mismos métodos anteriormente mencionados, pero en muchos casos, entremezclándolos para ofrecer alternativas a los usuarios. Lo que a la postre puede ser ¡la peor de las decisiones!

En cualquiera de los casos, hay que hacer un seguimiento de quién ha pagado y quién no.

En el caso de los pagos puntuales, una buena alternativa sería una herramienta que envíe recordatorios automáticos a los “deudores” periódicamente para que paguen. No se trata de simular al “Cobrador del Frac”, pero cuantos más estímulos “amigables” reciban, mayor será la probabilidad de que la gente pague.

Obviamente siempre habrá que estar detrás de algún deudor, pero no es lo mismo lidiar personalmente con 20 “morosos” que hacerlo con uno o dos. En este post explicamos cómo hacer frente a los impagos en el club.

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