Guía rápida para elegir el mejor software de gestión deportiva

Qué es un software de gestión deportiva

Un software de gestión deportiva es una herramienta informática dedicada a la gestión integral de los clubes deportivos, controlando todas las áreas de funcionamiento de la entidad.

El software de gestión combina diferentes herramientas que facilitarán el trabajo de todos los departamentos del club, a través de la página web y la App para teléfonos móviles, de forma que todos los trabajadores, entrenadores, jugadores, socios y aficionados puedan estar en comunicación según sus áreas de interés, cada uno de ellos disponiendo de un usuario que les permite acceder a las zonas en las que puede actuar.

El departamento de administración podrá controlar las actividades y pagos de cada uno de los socios quienes, a su vez, podrán inscribirse en todos los eventos ofrecidos por el club. Los entrenadores podrán programar sus sesiones, cuyos horarios recibirán de forma inmediata todos los jugadores y los aficionados tendrán en su propio teléfono móvil toda la información de la actualidad del club, plantillas de jugadores, partidos, etc.

De esta forma se optimizará el trabajo de cada empleado, que podrá invertir su tiempo en su actividad en las instalaciones del club sin perderlo en trámites que realizará gracias al software de gestión del club deportivo. 

¿Por qué es importante tener un software de gestión deportiva? ¿Realmente necesitas uno?

En estas líneas te vamos a ofrecer 10 motivos muy importantes por los que tu club debe disponer de un software de gestión deportiva:

1. 1. 1. Ahorra tiempo y esfuerzo
      2. Unifica todas las herramientas en una
      3. Elimina o automatiza tareas administrativas y de gestión
      4. Mejora la imagen que socios, deportistas, padres y madres tienen sobre tu organización deportiva
      5. Convierte al club en un referente de buena gestión, innovación y modernización
      6. Genera nuevas vías de ingreso, reduce costes y aumenta el valor para los sponsors
      7. Impulsa el crecimiento de tu entidad
      8. Automatiza tareas
      9. Conecta al club con todos sus usuarios
      10. Permite a todos los responsables trabajar de forma unificada

Y estos son solamente los motivos más relevantes. Podremos ir descubriendo muchos más conforme apliquemos el software de gestión a los diferentes departamentos de nuestro club.

¿Cómo elegir un software de gestión deportiva?

1. Determina las necesidades que tiene tu entidad

a. ¿Cuáles son los puntos “débiles” o de mejora?

Estudia dónde puedes estar fallando y dónde encuentras más problemas en el día a día. ¿Pierdes mucho tiempo gestionando pagos? ¿Las inscripciones a principio de año te suponen una carga de trabajo muy grande? ¿Consideras que la comunicación con tus socios y aficionados no es efectiva?. Haz una relación de todos los puntos críticos que quieres mejorar.

b. ¿Dónde falla tu solución actual?

Determina cuáles de esos puntos débiles son provocados por tu solución actual (puede que sea un software de gestión deportiva o, tal vez, utilices otras soluciones combinadas como Excel, Email, WhatsApp, papel y bolígrafo, etc.) para realizar todas las tareas de tu organigrama. 

c. ¿Qué necesita tu nueva solución?

Haz una lista con los 3 puntos clave que consideras que tiene que tener tu software de gestión deportiva en cualquier caso. Esta va a ser tu premisa de aquí en adelante en la búsqueda del software de gestión que necesitas para tu club deportivo.

2. Estudia las características de tu entidad deportiva

a. Es importante que posiciones tu entidad deportiva, en función de sus características

¿Cuál es el tamaño del club o entidad deportiva?. Puede que sea un pequeño club compuesto por solamente 40 personas o, tal vez, es un club con varios equipos y 500 deportistas. O puede ser es un club con múltiples secciones deportivas y 5000 socios...

b. Escalabilidad y proyección de crecimiento

Vale. Una cosa es el tamaño actual de tu club deportivo. Pero... ¿tienes planificado seguir creciendo? ¿Qué ambiciones tienes para tu entidad?

c. ¿De qué modalidad deportiva es tu organización?

También es importante determinar la modalidad, puesto que cada deporte tiene sus peculiaridades, tanto en lo deportivo, y como en lo relativo a la gestión.

3. Define el uso que va a tener

a. ¿Quién lo va a usar?

¿Solo el gestor? ¿Toda la Junta directiva? ¿Los coordinadores de cada sección? ¿Los entrenadores? ¿Quieres que los deportistas estén conectados? ¿Te dirigirás a padres, madres y tutores? ¿Vas a utilizarlo para estar en contacto con tus aficionados? ¿Necesitas accesos personalizados a, por ejemplo, la persona encargada de la contabilidad o el community manager del club?

Son aspectos que hay que definir desde el primer momento para buscar una herramienta de gestión solamente interna o una herramienta integral.

b. Facilidad de uso

¿Cómo de fácil es el uso de la herramienta? Y no solo eso. ¿Cómo se organizan las personas que van a utilizarla? No es lo mismo que sean dos millenials a que sean dos personas de 65 años con poco manejo con herramientas tecnológicas. Está claro que, cuanto más fácil, mejor. Pero, incluso entre lo “fácil”, hay que saber diferenciar.

c. Soporte y Ayuda en implementación

Cualquier herramienta, por fácil que sea su funcionamiento, necesita un soporte para quién la utiliza. Ya sea en modo tutoriales, manuales y vídeos, o con personas dedicadas a la atención al cliente y resolución de dudas. Pero es un aspecto primordial.

Funcionalidades imprescindibles para un software de gestión deportiva

Funcionalidades extra de valor

Cuánto cuesta un software de gestión deportiva

Hay un rango amplio. Puedes encontrar desde software gratuitos hasta otros valorados en miles de euros y hechos a medida.

A no ser que seas una entidad deportiva con muchos recursos, invertir miles de euros en tener tu propia herramienta tal vez no sea la mejor decisión. Lo más habitual es contar con software que funcionan como SaaS (Software as a Service), en los cuales se paga una mensualidad o anualidad y el coste resulta muy asumible para el club.

En este sentido, hay software que pueden costar desde unos pocos euros al mes, hasta algunos que se acercan a los 300/400€. Dependerá de qué estés buscando y cuáles son tus necesidades para inclinar la balanza hacia uno u otro software de gestión para tu club deportivo.

No merece pagar un pastizal por funcionalidades que no vas a usar, al igual que, por ahorrarse unas pocas decenas de euros al mes, no puedes quedarte a medias en tu proceso de digitalización. Tienes que ser coherente entre las necesidades del club y el presupuesto disponible.

Busca alternativas

1. Busca en internet

Buscando en Google encontrarás las mejores herramientas para tu entidad deportiva. Indaga en la web y busca las mejores opciones.

2. Busca reseñas

Las reseñas son importantes. Ofrecen una idea sobre qué piensan los usuarios acerca de cada herramienta. Pero hay que andar con ojo ya que, a veces, hay reseñas falsas (positivas por parte de la empresa o pagadas por ella y negativas, por parte de la competencia). Siempre hay que tener con cautela en este sentido.

3. Pregunta a otros clubes o entidades deportivas

Nada mejor que preguntar a clubes de tu alrededor que ya estén utilizando estas herramientas.

O si encuentras clientes de una herramienta en concreto, contacta con esos clubes. Es información muy valiosa y de primera mano.

4. Pregunta a expertos en digitalización

Ya sean personas cercanas de tu alrededor o expertos que puedas encontrar en foros y blogs especializados, o en redes sociales como Linkedin.

Es una decisión importante y merece la pena hacer un esfuerzo en estas fases previas para después no tener que hacer un esfuerzo doble a la hora de implantar la herramienta.

Compara estas alternativas

Llegó el momento clave. Tienes que comparar las herramientas que has preseleccionado.

Cada cual tendrá sus criterios de comparación, por lo que tienes que quedarte con lo más importante y comparar según esos criterios.

1. Puedes comparar según las funcionalidades

Ten en cuenta qué funcionalidades son imprescindibles y cuáles aportan valor de verdad y haz una comparación efectiva entre todas estas herramientas.

¡Ojo!. Compara entre funcionalidades presentes y futuras (hoja de ruta). Es importante conocer la evolución del producto. Es posible que, a día de hoy, no tenga el 100% de las opciones que necesitas, pero entiende que, al igual que tú necesitas un proceso de digitalización que puede llevar meses o años, los productos evolucionan contigo.

Quédate con la empresa que quiera crecer a tu par y escuche a sus clientes para mejorar las funcionalidades actuales.

2. Busca el software con el mejor servicio

Parece un tópico pero, en la práctica, mucha gente se deja guiar erróneamente demasiado por el precio y poco por el servicio ofrecido.

Está claro que, si una herramienta puede costarte 20€ menos al mes, siempre es mejor para la economía de tu organización. Pero si el equipo que está detrás de esa herramienta no está para atender tus dudas, ayudarte cuando tienes problemas, atender a tus usuarios, mejorar constantemente los servicios que te prestan, conocer tus necesidades y problemas para evitar que se repitan, etc., probablemente el coste “intangible” será mucho mayor en el software barato.

De verdad, dale a este punto la importancia que merece

3. Compara por Precio

Obviamente, este es un punto importante y no podíamos olvidarnos de él.

Ten en cuenta que, si el precio es algo muy importante para ti, es que, probablemente, no veas todo el potencial que un software de gestión puede ofrecerte. Es decir, la potencialidad para generar nuevos ingresos, ahorrarte costes, tiempo y esfuerzo, y mejorar la imagen de marca de tu entidad, es suficientemente importante como para estar escatimando en gastos cuando hablamos de unas pocas decenas de euros al mes.

Dice el dicho que lo barato sale caro y no puede tener más razón. No quiere decir que tengas que tener un software de 1000€ al mes pero, piensa: ¿Puede un software que cuesta 5€ al mes satisfacer íntegramente las necesidades de tu club? Te dejamos que reflexiones.

Pues bien, ya estás listo para dar el paso. Es tu turno. Te toca hacer un poco de esfuerzo ahora para poder ahorrar cientos de horas de trabajo en un futuro. ¿No crees que merecerá la pena?

Descarga aquí tu guía gratuita con tips para escoger el mejor software de gestión para tu club