Consejos para gestionar la contabilidad de tu club deportivo

Aunque es un aspecto generalmente tedioso y suene aburrido, la contabilidad es esencial en la vida de cualquier organización. Y también en organizaciones deportivas.

Se conoce como contabilidad el registro de todas las operaciones económicas que realiza un club, ya sean compras, gastos, ventas o ingresos. Su importancia es tal que si desatiendes esta tarea, no solo estarás buscando problemas con Hacienda, sino que también es probable que lleves el club a la quiebra.

Por consiguiente, si quieres que tu organización vaya viento en popa, ten siempre un ojo puesto en la contabilidad del club. Para ayudarte con esta tarea, te voy a dar algunos consejos que, sin duda alguna, te van a servir para organizarte mejor.

1. Haz siempre recibos de todas tus facturas

Que tu club deportivo sea una organización sin ánimo de lucro, no significa que no tengas que presentar una factura de sus ingresos y gastos. Por tanto, cada vez que hagas un trámite comercial, ya sea el pago del salario a los empleados, de materiales o gastos en publicidad, recuerda acompañarlo con una factura física que lo acredite y su fecha.

Después, ve ordenándolo todo cronológicamente para que así, cuando toque hacer balance, te sea todo mucho más sencillo. 

2. Divide tus facturas

Aparte de tener siempre recibos de tus facturas, es importante que los separes dependiendo de su tipología. Cuando eres una organización de lucro, si es el caso, tienes una gran ventaja y es que hay ciertos tipos de facturas que están exentas de IVA. Estas son aquellas que están relacionadas con la organización y administración del club como puede ser una donación o un pago de un socio. 

Por otro lado, existen otra que sí te incluyen IVA, como el pago a terceros por publicidad y los ingresos económicos que tenga el bar, restaurante o kiosko que esté dentro de las instalaciones del club -si se da el caso-. Así pues, ordenada cada tipo de factura por separado para que cuando lo necesites no tengas que perder tiempo buscándolas. 

3. Mantén actualizado el patrimonio del club

Conforme vaya pasando el tiempo, puede que tu club experimente un crecimiento considerable. Si se da este aumento, tu lista de patrimonio, es decir, los bienes materiales que posee tu club, también lo harán y esto es algo que no puedes dejar de lado.

Por esta razón, mantén siempre esta lista de patrimonios actualizadas, ya que no solo te va a ayudar a tener una mejor gestión de tu club, sino que también te ayudará a no tener problemas con la justicia. Excluir algún activo del club puede conllevar a multas económicas y graves sanciones que no querrás tener.

4. Atento a la Ley de Protección de Datos

Excluir parte de tu patrimonio, y que posteriormente esto sea descubierto, es una falta grave que acarrea sanciones económicas. Pero, si hay algo peor que esto, es saltarse la Ley de Protección de Datos.

Como ya sabrás, la LOPD tiene por objeto garantizar y proteger todo lo que concierne al tratamiento de datos personales, derechos fundamentales y libertades públicas. Por ello, extrema siempre la precaución cuando trates con los datos personales de los jugadores, del cuerpo técnico y de los socios.

Asimismo, presta especial atención a la toma de fotos y a la cesión de datos y asegúrate que todas estas actividades se realizan según el marco europeo. Aquí puedes ver las 8 claves de la Ley de Protección de Datos en los clubes deportivos.

5. Haz la conciliación bancaria

Si quieres asegurarte de que la contabilidad de tu empresa no presente ningún problema, hacer la conciliación bancaria es casi una obligación. La conciliación bancaria consiste en realizar una comparación entre los apuntes contables que lleva tu club en su cuenta corriente -o cuenta de bancos-, y los ajustes que realiza el propio banco sobre la misma cuenta. Con este proceso podrás comparar los valores que el club tiene registrados sobre la cuenta con aquellos que te suministra el banco sobre la misma cuenta. Con este proceso podrás comprobar si hay algún error en los valores y corregirlo a tiempo.

6. Sírvete de la tecnología

Como ya sabemos, la tecnología ha cambiado nuestras vidas, simplificando tareas que antes requerían un mayor esfuerzo y dedicación. Para la realización de la contabilidad de tu club, si no la usas ya, te recomendamos que aproveches la tecnología al máximo posible y te sirvas de programas como Excel para facilitarte todo el proceso. Además, la ventaja de guardar todo en ordenador, o en la nube, es que no tendrás problemas de pérdidas de facturas ni tampoco de organización, pudiendo acceder a la información en cualquier momento. Por otro lado, cada vez existen más programas tecnológicos que te ayudan a realizar todas las tareas de un contable. Uno de los más especializados para clubes es Clupik.

7. Revisa todas las cuentas y mantenlo todo al día

El mayor de los problemas que suelen tener los clubes deportivos a la hora de gestionar la contabilidad es que lo dejan todo para el último día. Esto es un craso error. Es mucho mejor dedicarle unos minutos al día que dejar toda la gestión para el último. También hay que hacer lo mismo con las cuentas del club. Revisalas diariamente y comprueba que no hay ni apuntes duplicados ni erróneos. Porque, recuerda, si hay algo que no queremos tener es problemas con la ley.

Como ves, la contabilidad es un aspecto muy importante en clubes y empresas. Por muy pesada que sea, nunca tienes que dejar de lado. Y muchos menos olvidarla. Si estás buscando una mayor gestión de esta, te recomendamos que, además de seguir estos consejos, mires nuestras soluciones de contabilidad y CRM para clubes. Con ellas, mejorarás la comunicación y gestión de las tareas de tu club en un abrir y cerrar de ojos.