Cómo organizar un torneo deportivo

1. Planificación

La etapa de planificación, previa al torneo, merece mucha atención para poder desarrollar un torneo de excelencia. El hecho de tener toda la información organizada, saber qué y cuándo hay que hacer las cosas, ayudará a tomar decisiones acertadas y optimizar el tiempo. En esta etapa hay que parar, pensar y poner todo por escrito.

El éxito del desarrollo del torneo dependerá en gran medida por todo el esfuerzo que se realice en esta etapa, por lo que vamos a hacer una lista de los aspectos principales a tener en cuenta:

a. Definir el tipo de torneo

Antes de empezar a pensar en las actividades del torneo, hay que pensar qué tipo de torneo queremos. La organización no solo variará dependiendo del deporte del torneo, sino también de los objetivos de este. ¿qué quieres lograr? ¿quieres rentabilidad? ¿quieres captar nuevos socios para tu club? Son preguntas que se deben hacer para poder establecer los objetivos del torneo y empezar a pensar para adelante.

b. Público objetivo

Una vez definido el tipo de torneo que se quiere, hay que pensar a quién va a estar dirigido. Es decir, quién va a ser el deportista objetivo y cuántos participantes estamos dispuestos a recibir. Esto es importante ya que los esfuerzos de captación y difusión del torneo estarán pensados para el target de este público.

c. Presupuesto

Definir un presupuesto realista en base a los costes e ingresos que se esperan es fundamental para organizar el torneo y las futuras elecciones y decisiones. Se puede fijar un presupuesto fijo y adaptar el torneo a eso, o bien en base al torneo que queramos brindar adaptar el presupuesto, y si no se cuenta con el dinero suficiente para afrontar los gastos necesarios, habrá que salir a buscar patrocinadores que nos ayuden financieramente con la organización.

Otra forma válida también para reducir costes y hacer el torneo que deseamos, es conseguir voluntarios que nos ayuden con la logística del evento y así ahorrarnos dinero en contratar personal.

d. Cuándo y dónde

Establecer la fecha y el lugar donde se realizará el torneo es importantísimo. Para definir estos aspectos es fundamental tener en cuenta que no coincidan con otros torneos que se celebren en nuestra comunidad. Por eso cuanto antes se defina el cuándo más opciones tendremos de elegir el dónde. Si no se cuenta con una instalación privada para el desarrollo o se decide hacerlo en una instalación pública, habrá que tramitar autorizaciones con las autoridades públicas que correspondan y eso lleva su tiempo.

2. Promoción y Comunicación

a. Previo al torneo

Una vez terminado de establecer los puntos anteriores de la organización del torneo, es hora de pasar a las partes prácticas y creativas y promocionar tu evento para lograr conseguir que se anoten todos los equipos que se necesitan para el desarrollo del torneo.

De acuerdo con el público objetivo establecido es recomendable usar distintos medios de comunicación. Las redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter son grandes aliadas para promocionar el torneo. También se pueden utilizar los propios canales de comunicación, como la web del club o pensar en desarrollar una app propia.

Otras ideas puede ser listas de Whatsapp, con un mensaje bien trabajo y distribuido, así como también campañas de mailing entre los grupos de interés.

Una de las formas más sencillas de promocionar el torneo es a través de carteles y folletos impresos que contengan información importante, como el cuándo y el dónde, y se peguen y repartan en los sitios recurrentes del público objetivo.

b. Dirante y después del torneo

Durante el torneo es muy importante seguir comunicando, publicando fotos y vídeos en directo para quienes no han podido acudir: puedes hacerlo a través de Facebook e Instagram, por ejemplo. O utilizar Twitter para contar lo que está ocurriendo, comentar los partidos y compartir momentos importantes y anécdotas.

Mirando a futuro, también es importante conseguir que tu torneo no acabe con el último encuentro. Por lo que sigue comunicando después del evento para extender la experiencia de tu público y fortalecer el vínculo con ellos. Publica los resultados, recuerda anécdotas, publica fotos y agradece a todos por su asistencia, participación, colaboración y trabajo.

3. Principales actores de la organización de un torneo y sus funciones

Obviamente, el mejor enfoque para la organización de un torneo sería contar con un comité organizador formado por varias personas, cada una experta en un área específica. Siendo realistas, eso no es probable que suceda en muchas organizaciones deportivas impulsadas por voluntarios, pero un comité organizador eficiente tendrá voluntarios trabajadores que pueden tomar la dirección y hacer bien sus tareas, independientemente de su experiencia en esa área en particular.

Las áreas fundamentales que debería haber para desarrollar un buen torneo podrían ser:

a. Departamento de comunicación

Será el encargado de promocionar el evento, estar en contacto con la prensa y manejo de las redes sociales:

• Diseño y edición de los carteles y folletos del torneo.
• Dar difusión / promoción del evento por redes sociales, mailing, etc.
• Brindar información previa, durante y post torneo, en redes sociales y prensa.

b. Departamento administrativo

Probablemente sea el que más tareas tiene, siempre dependiendo del tamaño del torneo. Se encargará de tareas económicas, de recursos humanos, de protocolo y jurídicas. Sus tares se podrían diferenciar en la parte del pre-evento y el post-evento:

En el pre-evento vendría la mayor cantidad de trabajo ya que es necesario trabajar a contrarreloj para que todo este perfecto el día que empiece el torneo. Se encargarán del control y creación del presupuesto, son los encargos de conseguir los ingresos de las formas que ya anteriormente hemos hablado:

• Búsqueda de patrocinadores.
• Coordinación con colaboradores.
• Solicitación de permisos.
• Elaboración de presupuesto.

En el post-evento son los responsables de llevar a cabo una autoevaluación de objetivos para mejorar las futuras ediciones:

c. Departamento deportivo

Se encargará de lo puramente deportivo, la recepción de los equipos, el control de fichas, control de voluntarios, supervisión de los partidos, sorteo de la competición, etc:

• Confección de horarios y partidos.
• Realización de sorteos.
• Elaboración de normas del torneo.
• Supervisión de los partidos.
• Control de participantes y resultados.

d. Departamento logístico

Es el departamento encargado de adquirir todo el material necesario para que el desarrollo del evento se efectué de la mejor manera posible. Son los responsables de toda la logística:

• Preparación y planificación instalaciones.
• Montaje y recogida de materiales.
• Adquisición de manutención, materiales, premios…

Resumen de consejos:

1. Nombrar responsables por áreas o actividades, ellos se encargarán de que todo funcione correctamente.
2. Pensar en la fecha del evento. Simplemente ten cuidado que no coincida con otros eventos importantes de la comunidad o días puentes, vacaciones, etc.
3. Seleccionar el lugar donde hacer el torneo
4. Cuidar tanto a los participantes en la competición, como a los espectadores, como a los medios de comunicación que vayan, etc. es una muy buena forma de fidelizar.
5. Promocionar el evento con invitaciones en distintos medios que cuenten con el nombre del torneo, la fecha, el lugar, vías de contacto, condiciones para participar y cómo inscribirse, entre otros factores
6. Mantener en la medida de lo posible una comunicación ágil con los asistentes, haz publicaciones continuas, comparte los avances incluso durante el evento, en redes sociales para que se genere un ecosistema de comunicación dentro de tu evento.
7. Al finalizar el evento da las gracias a todo el mundo y mantenles informados de próximas actividades.