¿Cómo agilizar el proceso de alta de un socio?

Dependiendo de la modalidad del club, las altas y las bajas serán temporales o atemporales. ¿Qué queremos decir con esto? Por ejemplo, en un club de fútbol, lo más habitual es que cuando la temporada termina, varios deportistas dejen el club, mientras que cuando empieza la nueva pretemporada, muchos otros se dan de alta. En un equipo de triatlón, en cambio, hay altas y bajas constantemente y aunque bien es cierto que hay épocas con más movimiento, nunca estarás seguro de tener al equipo “definitivo”.

Gestionar un alta de un socio en un club es una tarea muy sencilla. Lo único que te hace falta es recoger los datos del solicitante, recibir su petición expresa de querer darse de alta en el club y listo. En caso de tener que abonar cuotas, tal vez necesites su número de cuenta, pero como te decíamos, es algo que puede hacer cualquiera.

Ahora bien, el problema no está en que sea una tarea muy compleja, solo al alcance de las mentes más brillantes del planeta. El problema está en que, si el proceso no está bien automatizado, se puede perder mucho tiempo en cada alta de socio nueva. Creednos, lo hemos vivido en nuestras propias carnes; ¡muuuucho tiempo!

¿Cómo lo hacen la mayoría de clubes?

El club tiene un documento que envía al solicitante tras un contacto previo. Email, teléfono, os conocíais anteriormente… como sea. La cosa es que tiene que haber un envío de documentación a través de un canal acordado.

El solicitante primero se tiene que descargar el documento. Habitualmente en formato pdf o documento de texto. Luego ha de imprimirlo. “¿Y qué pasa si no tengo impresora?” Aaaah, amigo, pídeselo a tu vecina o ve a buscar la papelería más cercana.

Una vez impreso, tiene que rellenar la documentación de forma manual. “¿El IBAN? ¿Cómo era? Pff, tengo que entrar en mi banca online para verificarlo. ¿Y cómo era la contraseña?” – No os penséis que esto es una exageración. Es el pan de cada día.

Se rellena, se echa una firmita y ¡voilá! Bueno, en realidad no. “Ahora tengo que escanearlo. ¡Pero si no tengo escáner!”. En estos casos hay un truco que uso yo y que funciona estupendamente. Existe una app llamada Camscanner donde fácilmente puedes escanear y crear un pdf a partir de una foto que sacas con tu Smartphone.

Y finalmente, una vez lo tenemos escaneado, hay que subir el documento, y enviárselo al club, otra vez, a través de un canal acordado y el cual puede que no sea inmediato. ¿Un formulario en la web? ¿Correo electrónico?

Ya se terminó el proceso, pero solamente para el nuevo deportista. La persona responsable de gestionar el alta de nuevos socios, tiene que recibir la documentación, probablemente imprimirla para tenerla archivada y ahora empieza lo realmente gracioso. Ha de rellenar la base de datos (habitualmente, un archivo de Excel) con los datos del nuevo deportista. ¡A mano! Y con altas probabilidades de cometer algún error a la hora de teclear. Por si fuera poco, probablemente también tenga que registrar el código IBAN para domiciliar la cuota o volcar los datos en algún otro fichero a parte del propio Excel.

Un proceso que ha podido durar 2 días, se ha podido perder la oportunidad de que el deportista se dé de alta ya que le es más fácil hacerlo en otro club y te ha llevado tiempo y esfuerzo hacerlo. Si esto ocurriera un día, no pasaría nada. Pero, cuando este proceso se repite constantemente en tu día a día, ¿no tendría más sentido tener este proceso optimizado?

Conoce los problemas típicos en el alta de socios de los clubes deportivos en este post.

¿Cómo te recomendamos que lo hagas?

Lo que nosotros te sugerimos es que tengas un formulario de alta de socios con todos los campos requeridos para ello. Este formulario puede estar, o bien en la web del club, en las redes sociales, o simplemente se puede compartir cuando hay una solicitud de alta. Recuerda que está en formato digital y no hace falta que se descarguen, impriman, escaneen, suban y vuelvan a enviar la documentación. Basta con rellenarlo y pulsar en “enviar”.

De esta forma, el proceso para el atleta es mucho más rápido. No obstante, no te exime a ti, gestor del club, de la responsabilidad de introducir todos los datos de manera manual en cada uno de los documentos y plataformas que necesitéis para la gestión, administración y cobro de cuotas.

Este problema se soluciona utilizando Clupik. Tú podrás diseñar un formulario a tu gusto, añadiendo o quitando todos los campos que creas convenientes. Una vez el nuevo deportista rellene el formulario, se te generará un documento que podrás imprimir y también se añadirá este deportista a tu base de datos. Además, si previamente has establecido la cuantía de las cuotas, se le podrá cargar la cantidad definida (Por ejemplo, 20€/mes) automáticamente a través de la plataforma.

De esta manera, tú te olvidas de todo el proceso de alta de un nuevo socio, es decir, de añadir los datos manualmente y velar porque cada pago se realice de forma correcta mes a mes. Clupik lo carga automáticamente y te enviará una notificación en caso de que algún pago se devuelva o cancele. Así de simple.

Y esto no es todo. Desde que el 6 de diciembre entrara en vigor la nueva LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales), la protección y la gestión de los datos de tus deportistas es más restrictiva que nunca. ¿Sabías que, por ejemplo, sin el consentimiento expreso de cada uno de los deportistas de tu club, no estás autorizado a meterlos en un grupo de WhatsApp y enviarles mensajes? Arriesgándote a cometer infracciones y delitos penales.

Rellenando el formulario con Clupik, cumples con la nueva ley desde el primer día, ya que recoger el consentimiento expreso para este fin, y cualquier otro en el que estén involucrados los datos de tus deportistas. En nuestro post sobre las claves de la ley de LOPD te contamos las 8 claves que deberías conocer para aplicarla en tu club deportivo

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