Caso de éxito: Federación Extremeña de Gimnasia

Con más de 30 años de historia, la Federación Extremeña de Gimnasia cuenta con más de 1.000 deportistas que han sido protagonistas en el máximo nivel deportivo nacional e internacional.

Una organización de estas características, integrada por tantos clubes y deportistas, exige adaptarse a la actual tendencia, impulsada por la tecnología, que permite ahorrar trabajo administrativo y lograr una mayor eficiencia y agilidad en los procesos.

Para “transformarse” digitalmente, la Federación Extremeña de Gimnasia confió en Clupik.

Nuestro equipo identificó que la Federación requería de un formulario a medida que fuera flexible y capaz de ser adaptado ante cambios que puedan ocurren continuamente.

Se detectó la necesidad de la organización extremeña de tener la información centralizada y accesible para toda la junta directiva. Los responsables no podían verificar las 1000 transferencias y vincularlas a cada deportista.

La Federación tenía que ofrecer pagos individuales o agrupar los pagos de todo un club para que estos hicieran la inscripción de todos sus deportistas.  No existía un control sobre los ingresos y necesitaban una herramienta que le reportara información útil sobre todas las transacciones.

Ante los problemas detectados, nuestro equipo se puso manos a la obra para crear soluciones que impulsaran la digitalización de la Federación.

Clupik trabajó con la Federación para diseñar el formulario de alta y habilitar futuros cambios e implementaciones. Una vez creado, se compartió el formulario en la web y se informó a todos los clubes y deportistas sobre el procedimiento de alta.

Para que diferentes cuentas tuvieran acceso a toda la información, se segmentó la plataforma en los apartados de inscripciones; miembros; grupos y pagos.

Además, se integró un procedimiento de pago una vez realizada la inscripción, obligatoria para que se genere la ficha.

Se habilitó además un espacio donde se muestran las estadísticas y el historial de todos los pagos, pudiendo descargar los reportes.

Gracias a la implementación de estas acciones, se consiguió:

• Agilizar el proceso de inscripción y pago de los usuarios en más de un 50%.
• Ahorrar 2 meses de trabajo administrativo verificando que cada pago se realizase correctamente.
• Registrar todas las inscripciones que no realizaron el pago, marcándose como impagos y pudiendo hacer un seguimiento exhaustivo de estos.
• Tener una información veraz en tiempo real, para saber el estado de las inscripciones y cobros.

"Gracias a Clupik hemos agilizado el proceso de inscripciones para los Juegos Deportivos Extremeños. Gracias a su solución digital, el proceso se ha convertido en una sola operación, ágil y profesional. Se ha simplificado el proceso de pago y es muy fácil llevar un control sobre pagos e impagos".

Francisco José Pérez Valero - Secretario General de la Federación Extremeña de Gimnasia.

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