Digitaliza todo el proceso de licencias
La gestión de licencias es uno de los trámites más importantes para la federación en el que las familias, federados y participantes pueden cometer errores, facilitar información no veraz y proporcionar documentos no legibles.
La entrega de los datos personales, la documentación y el pago se realiza en momentos distintos y te obliga a un intercambio excesivo de correos electrónicos y llamadas con los interesados.
Existen distintos métodos de pago, que complican la conciliación de los cobros, la generación de facturas y la conexión con el programa de contabilidad. Cumplir con la legislación, que además cambia con frecuencia, requiere almacenar, consultar, modificar y eliminar la información personal y los documentos a diario.
Solucionamos desde el envío de información de los familiares al club hasta la notificación a la aseguradora, ahorrando cientos de horas a todos los agentes involucrados en la tramitación.
Riesgos de una mala solución y su coste
- No poder conectar tu gestión diaria directamente con tu banco y tener que acceder para comprobar los pagos o descargar un archivo con las transacciones.
- Comprobar diariamente los conceptos de las transferencias sin detalle suficiente con inversión de horas adicionales para comprobar a qué corresponde.
- Contacto con clubes, padres, federados y conseguir que te respondan para ordenar la información y gestionarla adecuadamente.
- Recursos económicos y humanos limitados para tramitar tus licencias.
Todo ello conlleva que validar y conceder una licencia incompleta o, por error, permite participar indebidamente a una persona. Ocasionando problemas en la competición y corriendo un riesgo innecesario en caso de lesión que no cubre el seguro deportivo.
¿Qué otros riesgos tengo?
Además, no cumplir con la normativa RGPD puede suponer multas del 4% de tus ingresos o de hasta de 20 millones de euros.
Retrasos y sobrecarga de trabajo en el reporte de información a terceros como el CSD u organismos internacionales, en la generación y envío de facturas y en la contabilidad.
El proceso de recogida de información tedioso y desorganizado disminuye el número de licencias emitidas en una temporada.
Invertir las horas perdidas de tu personal en la tramitación de licencias disminuye la posibilidad de dedicarlo en fomentar tu deporte y organizar más competiciones.
Tipos de licencias ilimitadas
En Clupik puedes crear tipos ilimitados de licencias (deportista, directivo, técnico, árbitro…) y definir los datos personales y los documentos a recoger en cada uno.
Puedes crear formularios online para recoger información flexible y adaptada a las necesidades de tu federación: datos personales, documentos, precio, fecha de caducidad, categorías, campos desplegables, de tipo check para recoger consentimientos, y mucho más.
Para la solicitud de licencias, las familias o los clubes pueden rellenar los formularios y adjuntar los documentos necesarios. Los clubes lo revisan y pagan a la federación a través de la plataforma.
El proceso comienza en el interesado, ahorrando cientos de horas tanto a ti como a los clubes.
Validación y rechazo de licencias
La federación recibe todas las solicitudes de licencias en tiempo real y puede validarlas de una en una o en lote.
Clupik dispone de un sistema de inteligencia artificial exclusivo que te asiste en el proceso de validación de licencias.
Para todos los tipos de Documento Nacional de Identidad, DNI, NIE y pasaporte, conseguimos un 90% de reducción en el tiempo de validación de licencias. De forma automática encontramos las coincidencias y diferencias del DNI y pasaporte con los datos del federado.
Puedes visualizar todos los documentos asociados a la licencia directamente desde la validación, evitando tener que descargar ningún archivo, cambiar de ventana o imprimir.
Cuando rechazas una licencia, se envía una notificación automática con el motivo del rechazo a la persona interesada para que pueda modificar los datos.
Conexión con terceros y jerarquía
Directamente en Clupik, imprime las licencias en tarjetas, exporta a documentos PDF, Excel o CSV o conéctate a nuestra API para un intercambio de información directo.
Cada entidad tendrá un acceso personalizado a la información en tiempo real: federación, clubes y familias desde cualquier dispositivo.
Configura qué y cuánta información se intercambia entre las distintas federaciones regionales, nacionales e internacionales dentro de la plataforma.
Fácilmente parametrizable para cumplir con los constantes cambios de normativa deportiva y regulaciones en materia de protección de datos.
Además, podrás analizar los informes personalizados sobre el estado detallado de la federación y realizar estimaciones para las próximas temporadas.
